// Fristen im Überblick

Kurz gesagt: 7 Digitalpflichten betreffen kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland. 12 Stufen davon gelten bereits, 6 stehen noch aus. Stand: 16. September 2026.

Die einzelne Frist findet man überall. Was fehlt, ist die Abfolge: welche Pflicht wann greift, was schon gilt und was als nächstes kommt. Genau dafür ist diese Seite da. Bei jeder Pflicht steht außerdem, welcher Irrtum dazu kursiert — mehrere dieser Regeln haben sich nach ihrer ersten Veröffentlichung geändert, und viele Ratgeber im Netz stehen noch auf dem alten Stand.

Welche davon auf Ihren Betrieb zutreffen, klärt der KMU-Pflichten-Check in sieben Fragen. Die maschinenlesbare Fassung dieser Übersicht steht unter pflichtendaten.json.

Zeitleiste

Was noch kommt

  • 2. Dezember 2026 KI-Verordnung der EU (AI Act) — zwei weitere verbotene Praktiken; maschinenlesbare Kennzeichnung für Altsysteme (Anbieter)
  • 1. Januar 2027 E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft — Ausstellungspflicht (Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz)
  • 2. Dezember 2027 KI-Verordnung der EU (AI Act) — Hochrisiko-Anforderungen Anhang III, darunter Beschäftigung und Personalmanagement (Anbieter und Betreiber im Hochrisiko-Bereich)
  • 1. Januar 2028 E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft — Ausstellungspflicht (alle, unabhängig von der Größe)
  • 2. August 2028 KI-Verordnung der EU (AI Act) — Hochrisiko-KI als Sicherheitsbauteil in Produkten (Anhang I) (Anbieter)
  • 28. Juni 2030 Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) — Ende der Übergangsregelung (nur Dienstleistungen mit bereits vorhandenen Produkten)

Was bereits gilt

  • 2. August 2026 KI-Verordnung der EU (AI Act) — Transparenzpflichten (Art. 50): Chatbots, Deepfakes, KI-Inhalte kennzeichnen (alle)
  • 29. Juli 2026 KI-Verordnung der EU (AI Act) — deutsches Durchführungsgesetz, Bundesnetzagentur als Marktüberwachung (Deutschland)
  • 6. Dezember 2025 NIS2-Umsetzungsgesetz (IT-Sicherheit) — in Kraft, ohne allgemeine Übergangsfrist (betroffene Einrichtungen)
  • 5. Dezember 2025 NIS2-Umsetzungsgesetz (IT-Sicherheit) — im Bundesgesetzblatt verkündet (betroffene Einrichtungen)
  • 2. August 2025 KI-Verordnung der EU (AI Act) — allgemeine KI-Modelle, Aufsichtsstruktur, Bußgelder (Anbieter allgemeiner KI-Modelle)
  • 31. Juli 2025 Kassensystem: TSE, Belegausgabe und Meldepflicht — Meldefrist für Altsysteme abgelaufen (vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme)
  • 1. Juli 2025 Kassensystem: TSE, Belegausgabe und Meldepflicht — Meldung binnen eines Monats (ab diesem Datum angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme)
  • 28. Juni 2025 Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) — Gesetz gilt (Produkte und Dienstleistungen an Verbraucher)
  • 2. Februar 2025 KI-Verordnung der EU (AI Act) — verbotene Praktiken (Art. 5) und KI-Kompetenz (Art. 4) (alle)
  • 1. Januar 2025 Kassensystem: TSE, Belegausgabe und Meldepflicht — Mitteilungsverfahren nach § 146a Abs. 4 AO (alle elektronischen Aufzeichnungssysteme)
  • 1. Januar 2025 E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft — Empfangspflicht (alle inländischen Unternehmen ausnahmslos)
  • 1. August 2024 KI-Verordnung der EU (AI Act) — in Kraft getreten (gestaffelter Geltungsbeginn)

Die Pflichten im Einzelnen

Aufbewahrungsfristen für Belege und Bücher

Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn, Geschäftsbriefe sechs.

  • Rechtsgrundlage: § 147 AO, § 257 HGB, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz
  • Betrifft: alle buchführungspflichtigen Unternehmen
  • Stand heute: gilt laufend
  • laufend: 8 Jahre (Buchungsbelege, Rechnungen, Kassen- und Bankbelege)
  • laufend: 10 Jahre (Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse)
  • laufend: 6 Jahre (Handels- und Geschäftsbriefe)

Häufiger Irrtum: Nicht alles muss zehn Jahre liegen bleiben. Buchungsbelege sind seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz auf acht Jahre verkürzt; bei E-Rechnungen ist das XML das aufbewahrungspflichtige Original, nicht das PDF-Bild.

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Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)

Online-Shops und andere Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr müssen barrierefrei sein.

  • Rechtsgrundlage: Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), BFSGV
  • Betrifft: Anbieter von Produkten und Dienstleistungen an Verbraucher; Kleinstunternehmen sind bei Dienstleistungen ausgenommen
  • Stand heute: gilt teilweise, weitere Stufen folgen
  • 28. Juni 2025: Gesetz gilt (Produkte und Dienstleistungen an Verbraucher)
  • 28. Juni 2030: Ende der Übergangsregelung (nur Dienstleistungen mit bereits vorhandenen Produkten)

Häufiger Irrtum: Die oft zitierte Übergangsregelung bis 2030 gilt nicht pauschal, sondern nur für Dienstleistungen, die unter Einsatz bereits vorhandener Produkte erbracht werden. Für einen normalen Online-Shop gilt das Gesetz seit Juni 2025.

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E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft

Strukturierte Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und später auch ausstellen.

  • Rechtsgrundlage: § 14 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes
  • Betrifft: jedes inländische Unternehmen, auch Kleinunternehmer und Freiberufler
  • Stand heute: gilt teilweise, weitere Stufen folgen
  • 1. Januar 2025: Empfangspflicht (alle inländischen Unternehmen ausnahmslos)
  • 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht (Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz)
  • 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht (alle, unabhängig von der Größe)

Häufiger Irrtum: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, und Kleinunternehmer sind nicht ausgenommen: Ausstellen müssen sie nicht, empfangen und verarbeiten können schon – seit Januar 2025.

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KI-Verordnung der EU (AI Act)

Gestaffelte Pflichten von verbotenen Praktiken über Transparenz bis zu Hochrisiko-Systemen.

  • Rechtsgrundlage: Verordnung (EU) 2024/1689, geändert durch Verordnung (EU) 2026/1744
  • Betrifft: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, also faktisch jedes Unternehmen, das KI einsetzt
  • Stand heute: gilt teilweise, weitere Stufen folgen
  • 1. August 2024: in Kraft getreten (gestaffelter Geltungsbeginn)
  • 2. Februar 2025: verbotene Praktiken (Art. 5) und KI-Kompetenz (Art. 4) (alle)
  • 2. August 2025: allgemeine KI-Modelle, Aufsichtsstruktur, Bußgelder (Anbieter allgemeiner KI-Modelle)
  • 29. Juli 2026: deutsches Durchführungsgesetz, Bundesnetzagentur als Marktüberwachung (Deutschland)
  • 2. August 2026: Transparenzpflichten (Art. 50): Chatbots, Deepfakes, KI-Inhalte kennzeichnen (alle)
  • 2. Dezember 2026: zwei weitere verbotene Praktiken; maschinenlesbare Kennzeichnung für Altsysteme (Anbieter)
  • 2. Dezember 2027: Hochrisiko-Anforderungen Anhang III, darunter Beschäftigung und Personalmanagement (Anbieter und Betreiber im Hochrisiko-Bereich)
  • 2. August 2028: Hochrisiko-KI als Sicherheitsbauteil in Produkten (Anhang I) (Anbieter)

Häufiger Irrtum: Weder wurde die Verordnung ausgesetzt noch gilt sie seit August 2026 vollständig. Die Digital-Omnibus-Verordnung vom Juli 2026 hat allein die Hochrisiko-Stufen verschoben – die übrigen Pflichten gelten unverändert weiter.

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Kassensystem: TSE, Belegausgabe und Meldepflicht

Wer elektronisch kassiert, braucht TSE, gibt Belege aus und meldet seine Kassen dem Finanzamt.

  • Rechtsgrundlage: § 146a AO, Kassensicherungsverordnung
  • Betrifft: Betriebe mit elektronischem Aufzeichnungssystem; die offene Ladenkasse bleibt zulässig
  • Stand heute: gilt vollständig
  • 1. Januar 2025: Mitteilungsverfahren nach § 146a Abs. 4 AO (alle elektronischen Aufzeichnungssysteme)
  • 31. Juli 2025: Meldefrist für Altsysteme abgelaufen (vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme)
  • 1. Juli 2025: Meldung binnen eines Monats (ab diesem Datum angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme)

Häufiger Irrtum: Eine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht. Wer aber elektronisch kassiert, unterliegt seit 2025 zusätzlich dem Mitteilungsverfahren – das wird häufig übersehen.

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Krisenfrüherkennung nach StaRUG

Die Geschäftsführung haftungsbeschränkter Gesellschaften muss Bestandsgefährdungen laufend überwachen.

  • Rechtsgrundlage: § 1 StaRUG
  • Betrifft: GmbH, UG, AG und vergleichbare haftungsbeschränkte Rechtsformen
  • Stand heute: gilt laufend
  • laufend: Überwachung und Gegenmaßnahmen (haftungsbeschränkte Gesellschaften)

Häufiger Irrtum: Die Pflicht greift nicht erst in der Krise, sondern laufend. Ohne dokumentierte Planung fehlt im Ernstfall der Nachweis, dass überwacht wurde.

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NIS2-Umsetzungsgesetz (IT-Sicherheit)

Registrierung beim BSI, Risikomanagement und Meldepflichten für betroffene Einrichtungen.

  • Rechtsgrundlage: NIS2UmsuCG, BSIG
  • Betrifft: rund 29.500 Einrichtungen bestimmter Sektoren ab Größenschwelle; mittelbar über die Lieferkette deutlich mehr
  • Stand heute: gilt vollständig
  • 5. Dezember 2025: im Bundesgesetzblatt verkündet (betroffene Einrichtungen)
  • 6. Dezember 2025: in Kraft, ohne allgemeine Übergangsfrist (betroffene Einrichtungen)

Häufiger Irrtum: Es ist kein Gesetzentwurf mehr und es gibt keine allgemeine Schonfrist. Wer betroffen ist, musste die Pflichten unmittelbar mit Inkrafttreten erfüllen.

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Was diese Übersicht nicht leistet

Sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob eine Pflicht im Einzelfall greift, hängt an Details, die keine Tabelle abbildet — Rechtsform, Sektor, Beschäftigtenzahl, Umsatz, Art des Angebots. Die Angaben sind nach bestem Wissen gepflegt, aber ohne Gewähr; maßgeblich ist der Gesetzestext, der bei jeder Pflicht verlinkt ist.

Häufige Fragen

Welche Digitalpflicht kommt als nächste auf uns zu?

Das hängt an Umsatz, Rechtsform und Branche. Die Zeitleiste oben zeigt alle Stufen in der Reihenfolge, in der sie greifen; der KMU-Pflichten-Check beantwortet in sieben Fragen, welche davon auf Ihren Betrieb zutreffen.

Warum widersprechen sich die Angaben im Netz so oft?

Weil sich mehrere dieser Regeln nach ihrer ersten Veröffentlichung geändert haben. Die KI-Verordnung wurde im Juli 2026 in Teilen verschoben, das NIS2-Umsetzungsgesetz kam Jahre später als geplant, die Aufbewahrungsfrist für Belege wurde verkürzt. Viele Ratgeber stehen noch auf dem alten Stand und werden weiter zitiert. Deshalb steht bei jeder Pflicht hier, welcher Irrtum dazu kursiert.

Gilt die KI-Verordnung nun oder wurde sie ausgesetzt?

Beides trifft nicht. Ausgesetzt wurde nichts: Verbotene Praktiken und KI-Kompetenz gelten seit Februar 2025, die Transparenzpflichten seit August 2026. Verschoben wurden allein die Anforderungen an Hochrisiko-Systeme, die nun ab Dezember 2027 greifen.

Dürfen wir diese Daten weiterverwenden?

Ja. Die maschinenlesbare Fassung steht unter pflichtendaten.json und ist unter CC BY 4.0 nutzbar — mit Quellenangabe.

Ist das eine Rechtsberatung?

Nein. Die Übersicht ordnet ein und verlinkt bei jeder Pflicht den Gesetzestext oder die zuständige Behörde. Für die Beurteilung des eigenen Falls gehört eine Rechts- oder Steuerberatung dazu.