Die KI-Verordnung für KMU: Pflichten, Fristen und was 2026 verschoben wurde

Kurz gesagt: Die KI-Verordnung gilt bereits – aber nicht so, wie die meisten Ratgeber es darstellen. Im Juli 2026 hat die EU einen Teil der Pflichten deutlich nach hinten verschoben: Die viel diskutierten Hochrisiko-Anforderungen greifen erst ab Dezember 2027 statt ab August 2026. Andere Regeln gelten dagegen längst – die Verbote seit Februar 2025, die Kennzeichnungspflichten seit August 2026. Für ein normales KMU heißt das: Drei Dinge sind heute relevant, der Rest hat Zeit. Und die höchsten Bußgelder treffen Sie ohnehin nicht, weil für kleine Unternehmen eine Sonderregel gilt.

Was 2026 passiert ist – und warum ältere Ratgeber überholt sind

Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) trat am 1. August 2024 in Kraft, mit gestaffeltem Geltungsbeginn. Ursprünglich sollten die Anforderungen an Hochrisiko-Systeme am 2. August 2026 greifen. Genau das ist nicht passiert.

Mit der Digital-Omnibus-Verordnung zur KI (Verordnung (EU) 2026/1744), die am 27. Juli 2026 in Kraft trat, hat die EU die Fristen für Hochrisiko-Systeme verschoben. Als Grund nennt die Verordnung die verzögerte Verfügbarkeit technischer Normen und Leitlinien sowie den verspäteten Aufbau der nationalen Behörden.

Wichtig ist dabei die Abgrenzung, denn hier kippen viele Darstellungen ins andere Extrem: Verschoben wurde nur ein Teil. Was heute gilt und was nicht:

• Seit 2. Februar 2025 – gilt: die verbotenen KI-Praktiken (Artikel 5) und die Pflicht zur KI-Kompetenz (Artikel 4).
• Seit 2. August 2025 – gilt: die Regeln für allgemeine KI-Modelle, die Aufsichtsstruktur und die Bußgeldvorschriften.
• Seit 2. August 2026 – gilt: die Transparenzpflichten nach Artikel 50 – Kennzeichnung von Chatbots, Deepfakes und bestimmten KI-Inhalten.
• Ab 2. Dezember 2027: die Hochrisiko-Anforderungen für die in Anhang III genannten Bereiche – darunter Beschäftigung und Personalmanagement.
• Ab 2. August 2028: Hochrisiko-KI als Sicherheitsbauteil in Produkten (Anhang I).

Es gab also weder ein allgemeines Aussetzen der Verordnung noch ein Inkrafttreten sämtlicher Pflichten im August 2026. Wer eine dieser beiden Aussagen liest, liest einen veralteten oder verkürzten Text.

Sind Sie Anbieter oder Betreiber? Diese Frage entscheidet fast alles

Die Verordnung unterscheidet vor allem zwei Rollen. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen auf den Markt bringt. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet.

Für die allermeisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die Antwort eindeutig: Sie sind Betreiber. Wer ChatGPT, Microsoft Copilot, ein zugekauftes Bewerbermanagement oder einen fertigen Chatbot einsetzt, entwickelt nichts – er nutzt. Die aufwendigen Anbieterpflichten treffen Sie damit nicht.

Eine Ausnahme sollten Sie kennen: Wer ein KI-System selbst entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen bereitstellt – auch nur zum Eigengebrauch im Betrieb –, ist Anbieter. Das gilt unabhängig von der Risikoklasse und schon heute. Ein selbst gebauter Chatbot oder ein eigener Assistent auf Basis eines Sprachmodells fällt darunter; ein eingekauftes Werkzeug nicht.

Zusätzlich kann ein Betreiber im Hochrisiko-Bereich zum Anbieter werden: wenn er ein fremdes System unter eigener Marke vertreibt, es wesentlich verändert oder seinen Zweck so ändert, dass daraus ein Hochrisiko-System wird. Diese Regel greift allerdings erst mit der Hochrisiko-Stufe ab Dezember 2027.

Drei Dinge, die heute schon gelten

1. Verbotene Praktiken – hier liegt das einzige akute Bußgeldrisiko

Seit Februar 2025 sind acht Praktiken untersagt; zwei weitere – KI-generiertes Intimmaterial ohne Einwilligung und Missbrauchsdarstellungen von Kindern – kommen zum 2. Dezember 2026 hinzu. Für ein KMU sind drei der bestehenden Verbote praktisch relevant:

• Emotionserkennung am Arbeitsplatz. Untersagt sind Systeme, die Emotionen von Beschäftigten anhand biometrischer Daten ableiten – etwa Stimmanalyse in Callcentern, Auswertung von Mimik in Videokonferenzen oder Bewerbungsgespräche mit KI-gestützter Emotionsauswertung. Eine reine Textauswertung ohne biometrische Daten fällt nicht darunter. Ausnahmen bestehen nur aus medizinischen oder Sicherheitsgründen.
• Biometrische Kategorisierung, um daraus etwa politische Einstellung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Religion oder sexuelle Orientierung abzuleiten.
• Social Scoring – die Bewertung von Menschen nach ihrem Sozialverhalten mit Folgen in einem völlig anderen Zusammenhang.

Hier droht der höchste Bußgeldrahmen, den die Verordnung kennt. Wenn Sie eines dieser Systeme im Einsatz haben, ist das der Punkt, den Sie zuerst klären sollten.

2. Transparenzpflichten – seit August 2026

Seit dem 2. August 2026 gelten die Kennzeichnungspflichten des Artikels 50. Für ein KMU bedeutet das konkret:

• Chatbot auf der Website: Nutzer müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen. Die Pflicht trifft formal den Anbieter des Systems – lassen Sie sich das bei eingekauften Werkzeugen vertraglich zusichern. Haben Sie den Chatbot selbst gebaut, trifft sie Sie unmittelbar. Ist die KI-Eigenschaft ohnehin offensichtlich, entfällt die Pflicht.
• Deepfakes: Wer täuschend echte Bild-, Ton- oder Videoinhalte erzeugt, muss offenlegen, dass sie künstlich erzeugt oder manipuliert wurden.
• Emotionserkennung oder biometrische Kategorisierung – soweit überhaupt erlaubt: Betroffene sind zu informieren.
• Für ältere Systeme gilt eine Schonfrist: Generative KI-Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf den Markt kamen, müssen die maschinenlesbare Kennzeichnung erst ab dem 2. Dezember 2026 erfüllen – eine Anbieterpflicht, nach der Sie beim Lieferanten fragen sollten.

Eine verbreitete Fehlannahme sollten Sie kennen: Es stimmt nicht, dass jeder KI-generierte Text gekennzeichnet werden muss. Die Pflicht gilt nur für Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren – und selbst dort nicht, wenn der Text redaktionell geprüft wurde und jemand die Verantwortung dafür trägt. Der KI-gestützte Firmenblog mit menschlicher Freigabe fällt regelmäßig heraus. Halten Sie diesen Freigabeprozess trotzdem fest.

3. KI-Kompetenz – entschärft, aber vorhanden

Artikel 4 verlangt von Anbietern und Betreibern, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Risikoklasse – also auch, wenn Sie nur ein Sprachmodell für Texte nutzen.

Die Digital-Omnibus-Verordnung hat sie allerdings spürbar abgeschwächt. In der seit Juli 2026 geltenden Fassung geht es darum, die Kompetenzentwicklung zu unterstützen; ausdrücklich heißt es, dass niemand ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren muss. Zudem ist Artikel 4 nicht bußgeldbewehrt – weder in der Verordnung noch im deutschen Durchführungsgesetz.

Praktisch reicht damit, was ohnehin sinnvoll ist: eine knappe interne Richtlinie zum KI-Einsatz und eine dokumentierte Einweisung der Mitarbeitenden, die KI nutzen. Zertifikate oder Prüfungen sind nicht verlangt.

Was ab Dezember 2027 kommt – und wen es trifft

Die Hochrisiko-Anforderungen sind der aufwendige Teil der Verordnung. Für KMU ist vor allem ein Bereich relevant: Beschäftigung und Personalmanagement. Als hochriskant gelten dort unter anderem KI-Systeme für die Einstellung und Auswahl – etwa zum Sichten und Filtern von Bewerbungen oder zum Bewerten von Bewerbern – sowie Systeme für Entscheidungen über Beförderung und Kündigung, für die Zuweisung von Aufgaben und für die Beobachtung und Bewertung von Leistung und Verhalten.

Wer KI im Recruiting einsetzt, sollte das also im Blick behalten. Automatisch hochriskant ist deshalb aber nicht jedes Werkzeug: Die Verordnung enthält einen Ausnahmefilter. Er setzt zunächst voraus, dass vom System kein erhebliches Risiko für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte ausgeht. Zusätzlich muss einer von vier Fällen vorliegen: Das System erfüllt nur eine eng gefasste Verfahrensaufgabe, es verbessert ein bereits abgeschlossenes menschliches Ergebnis, es erkennt lediglich Entscheidungsmuster oder Abweichungen davon, ohne die menschliche Bewertung zu ersetzen, oder es ist rein vorbereitend tätig. Seit Juli 2026 fallen Verstöße gegen die KI-Verordnung zudem unter das Hinweisgeberschutzgesetz.

Diese Ausnahme hat eine harte Grenze: Sobald ein System ein Profiling natürlicher Personen vornimmt, gilt sie nie. Die Bewertung selbst muss der Anbieter dokumentieren, bevor er das System auf den Markt bringt – lassen Sie sich diese Einstufung von Ihrem Lieferanten geben, statt sie selbst zu erstellen.

Weitere für KMU denkbare Bereiche sind die Kreditwürdigkeitsprüfung natürlicher Personen – ausgenommen die Aufdeckung von Betrug – sowie biometrische Systeme. Die reine Verifizierung zur Identitätsbestätigung, etwa ein Fingerabdruck zum Entsperren, ist davon nicht erfasst.

Setzen Sie Hochrisiko-KI am Arbeitsplatz ein, kommt eine Pflicht hinzu, die man leicht übersieht: Beschäftigte und ihre Vertretung sind vor der Inbetriebnahme zu informieren. Das ist zusammen mit der Mitbestimmung des Betriebsrats bei technischen Überwachungseinrichtungen zu denken.

Bußgelder – und die Sonderregel für kleine Unternehmen

Die oft zitierten 35 Millionen Euro beziehungsweise 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes gelten ausschließlich für verbotene Praktiken. Für Verstöße gegen Betreiber- und Transparenzpflichten liegt der Rahmen bei 15 Millionen Euro beziehungsweise 3 Prozent.

Für KMU gilt dabei eine Regel, die genau umgekehrt zur Großunternehmensregel funktioniert: Es gilt jeweils der niedrigere der beiden Beträge, nicht der höhere. Bei einem kleinen Betrieb ist das praktisch immer der Prozentsatz vom Umsatz – nicht die Millionensumme aus der Schlagzeile. Seit Juli 2026 gibt es eine vergleichbare, aber engere Erleichterung für kleine Unternehmen mittlerer Kapitalisierung – sie erfasst die Stufe für verbotene Praktiken nicht.

Wer in Deutschland zuständig ist

Seit dem 29. Juli 2026 gibt es ein deutsches Durchführungsgesetz. Zentrale Marktüberwachungsbehörde ist die Bundesnetzagentur; sie ist zugleich zentrale Anlaufstelle und Beschwerdestelle. Für Finanzunternehmen ist die BaFin zuständig, für produktbezogene Systeme die jeweils bereits zuständigen Marktüberwachungsbehörden.

Praktisch nützlich: Die Bundesnetzagentur betreibt einen KI-Service-Desk, der sich ausdrücklich an KMU richtet und unter anderem ein Werkzeug zur Risikoeinstufung bereitstellt. Auf europäischer Ebene gibt es ein vergleichbares Angebot der Kommission. Beides ist kostenlos und ein besserer Startpunkt als jede Beratungsbroschüre.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

• Verbotene Praktiken ausschließen. Prüfen Sie insbesondere Werkzeuge mit biometrischer Emotionsanalyse im Arbeitskontext. Hier ist der Bußgeldrahmen am höchsten.
• Transparenz herstellen. Beim Chatbot die Kennzeichnung sicherstellen – bei eingekauften Systemen über den Anbieter –, Deepfake-Inhalte offenlegen, den redaktionellen Freigabeprozess für KI-Texte dokumentieren.
• KI-Kompetenz belegen. Eine kurze Nutzungsrichtlinie und eine dokumentierte Einweisung genügen.
• Ein KI-Inventar anlegen. Welches System, in welchem Prozess, zu welchem Zweck, von welchem Anbieter? Das ist die Grundlage für alles Weitere und in einer Stunde erstellt.
• HR-Werkzeuge gesondert einordnen – mit Blick auf Dezember 2027 und auf die Profiling-Grenze.
• Verträge mit KI-Lieferanten nachschärfen: Zusicherungen zur Einstufung, technische Unterlagen, Kennzeichnung der Ausgaben.

Und nicht vergessen: Die Datenschutz-Grundverordnung bleibt daneben vollständig anwendbar. Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Betroffenenrechte und die Regeln zu automatisierten Einzelentscheidungen richten sich weiterhin nach ihr – die KI-Verordnung tritt hinzu, sie ersetzt nichts. Welche Digitalpflichten Ihren Betrieb sonst noch treffen, sortiert unser Pflichten-Check; den Gesamtüberblick gibt der Leitfaden Digitalisierung im KMU.

Häufige Fragen

Gilt die KI-Verordnung schon oder wurde sie verschoben?
Beides – je nach Pflicht. Die verbotenen Praktiken und die KI-Kompetenzpflicht gelten seit Februar 2025, die Regeln für allgemeine KI-Modelle und die Bußgeldvorschriften seit August 2025, die Transparenzpflichten seit dem 2. August 2026. Verschoben wurden durch die Digital-Omnibus-Verordnung vom Juli 2026 ausschließlich die Hochrisiko-Anforderungen: auf den 2. Dezember 2027 für die in Anhang III genannten Bereiche und auf den 2. August 2028 für Produkte nach Anhang I. Ein allgemeines Aussetzen der Verordnung gab es nicht.

Ist unser Unternehmen Anbieter oder Betreiber?
Wer KI-Werkzeuge einkauft und nutzt – ChatGPT, Copilot, ein Bewerbermanagement, einen fertigen Chatbot –, ist Betreiber. Anbieter ist, wer ein System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen bereitstellt – das schließt die Bereitstellung zum Eigengebrauch ein. Wer sich also einen eigenen Chatbot oder Assistenten baut, ist Anbieter, unabhängig von der Risikoklasse. Zusätzlich kann ein Betreiber im Hochrisiko-Bereich zum Anbieter werden, wenn er ein fremdes System unter eigener Marke vertreibt, es wesentlich verändert oder seinen Zweck ändert.

Müssen wir KI-generierte Texte kennzeichnen?
In aller Regel nicht. Die Pflicht betrifft nur Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren – und auch dann nicht, wenn der Inhalt einer menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterlag und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt. Ein KI-gestützter Firmenblog mit Freigabe fällt damit regelmäßig heraus. Anders liegt es bei Deepfakes: Täuschend echte Bild-, Ton- oder Videoinhalte sind offenzulegen.

Ist unser KI-Recruiting-Tool automatisch hochriskant?
Nicht automatisch. Beschäftigung und Personalmanagement stehen zwar in Anhang III, die Verordnung enthält aber einen Ausnahmefilter für Systeme mit eng gefasster Verfahrensaufgabe, für die Verbesserung eines bereits abgeschlossenen menschlichen Ergebnisses und für rein vorbereitende Tätigkeiten. Diese Ausnahme greift jedoch nie, wenn das System ein Profiling natürlicher Personen vornimmt – und wer sich darauf beruft, muss die Bewertung dokumentieren. Die Pflichten selbst greifen erst ab Dezember 2027.

Wie hoch sind die Bußgelder für ein kleines Unternehmen?
Der oft genannte Rahmen von 35 Millionen Euro oder 7 Prozent gilt nur für verbotene Praktiken; für Betreiber- und Transparenzverstöße sind es 15 Millionen Euro oder 3 Prozent. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt dabei ausdrücklich der jeweils niedrigere der beiden Werte – anders als bei großen Unternehmen, wo der höhere gilt. Praktisch bedeutet das den Prozentsatz vom Umsatz, nicht die Millionensumme.

Müssen wir unsere Mitarbeitenden zu KI schulen?
Es gibt eine Pflicht, Maßnahmen zur KI-Kompetenz zu ergreifen, aber keine Zertifizierungs- oder Prüfungspflicht. Seit Juli 2026 ist die Vorschrift zusätzlich abgeschwächt: Sie verlangt, die Kompetenzentwicklung zu unterstützen, und stellt klar, dass kein bestimmtes Niveau garantiert werden muss. Ein Bußgeldtatbestand ist damit nicht verbunden. Eine knappe Nutzungsrichtlinie und eine dokumentierte Einweisung reichen aus.

Wer ist in Deutschland zuständig?
Seit Ende Juli 2026 gilt ein deutsches Durchführungsgesetz. Zentrale Marktüberwachungsbehörde ist die Bundesnetzagentur, die zugleich Anlaufstelle und Beschwerdestelle ist. Für Finanzunternehmen ist die BaFin zuständig, für produktbezogene Systeme die bereits bestehenden Marktüberwachungsbehörden. Die Bundesnetzagentur betreibt zudem einen kostenlosen KI-Service-Desk mit einem Werkzeug zur Risikoeinstufung, das sich ausdrücklich an KMU richtet.

Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689 – KI-Verordnung (Volltext)
• Verordnung (EU) 2026/1744 – Digital-Omnibus-Verordnung zur KI
• Europäische Kommission: Regulatory framework on AI
• Europäische Kommission: Leitlinien zu den Transparenzpflichten
• AI Act Service Desk der Europäischen Kommission
• KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungs-Gesetz (KI-MIG)
• Bundesnetzagentur: KI-Service-Desk

Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Fristen der KI-Verordnung wurden im Juli 2026 geändert; die Leitlinien der Kommission zur Einstufung von Hochrisiko-Systemen lagen zuletzt als Entwurf vor. Ob und wie Ihr konkreter KI-Einsatz einzuordnen ist, sollten Sie im Einzelfall prüfen lassen.

Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens Digitalisierung im KMU – dort finden Sie alle Themen im Überblick.