E-Rechnung für KMU: Pflichten, Fristen & Umsetzung 2026

Veröffentlicht am 13. Juli 2026

Kurz gesagt: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz (XML) - kein PDF, das Sie per E-Mail verschicken. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt: Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsfrist, ab 1. Januar 2027 trifft sie Betriebe mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 alle inländischen B2B-Rechnungen. Wer Empfang, Erstellung und GoBD-konforme Archivierung jetzt ordnet, ist rechtzeitig vorbereitet.

Was eine E-Rechnung ist - und was nicht

Der wichtigste Punkt vorweg, weil er in der Praxis am häufigsten falsch verstanden wird: Eine als PDF eingescannte oder aus Word exportierte Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ein PDF ist im Kern ein Bild - für Menschen lesbar, aber nicht ohne Weiteres maschinell auswertbar. Eine echte E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das ausgestellt, übermittelt, empfangen und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die festlegt, welche Datenfelder eine solche Rechnung enthalten muss. Nur wenn diese Struktur eingehalten wird, gilt das Dokument steuerlich als E-Rechnung.

XRechnung & ZUGFeRD: die beiden gängigen Formate

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide der EN 16931 entsprechen:

XRechnung: ein reiner XML-Datensatz. Er enthält kein sichtbares Rechnungsbild, ist rein maschinenlesbar und ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber - für B2B-Umsätze aber genauso zulässig.
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein hybrides Format. Es kombiniert ein normales, sichtbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Menschen sehen das PDF, Buchhaltungssoftware liest die eingebetteten Daten aus.

Wichtig für die Praxis: Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt die umsatzsteuerlichen Anforderungen. Die einfachsten Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus, da sie nicht alle Pflichtangaben transportieren. Für viele KMU ist ZUGFeRD der pragmatischere Einstieg, weil das lesbare PDF erhalten bleibt und Empfänger ohne spezielle Software nicht im Regen stehen.

Empfangspflicht: gilt bereits seit dem 1. Januar 2025

Diese Pflicht wird oft übersehen, betrifft aber ausnahmslos jedes inländische Unternehmen - vom Handwerksbetrieb über die Agentur bis zum Freiberufler. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne Übergangsfrist. Praktisch heißt das: Ein Geschäftspartner darf Ihnen heute schon eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen. Ein funktionierendes E-Mail-Postfach genügt technisch für die Zustellung - für die korrekte Verarbeitung und Archivierung des strukturierten Datensatzes brauchen Sie jedoch ein passendes Werkzeug.

Ausstellungspflicht: die Fristen 2026, 2027 & 2028

Beim Ausstellen eigener Rechnungen führt der Gesetzgeber die Pflicht gestaffelt ein:

Bis Ende 2026 – kleine Betriebe bis Ende 2027: Übergangsfrist. Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen sogar bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen (sogenannte sonstige Rechnungen) ausstellen.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze - unabhängig von der Unternehmensgröße.

Die Umsatzgrenze bezieht sich auf den Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers. Viele kleinere Betriebe fallen damit erst 2028 unter die Ausstellungspflicht - empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber schon jetzt.

Ausnahmen: Kleinbeträge, B2C & Sonderfälle

Nicht jede Rechnung muss zwingend elektronisch sein. Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind unter anderem:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
Fahrausweise
Rechnungen an Endverbraucher (B2C) - hier bleibt Papier oder PDF möglich
bestimmte steuerfreie Umsätze

Für den Kern des Geschäftsverkehrs zwischen Unternehmen (B2B) führt an der E-Rechnung mittelfristig aber kein Weg vorbei.

Umsetzung im KMU: empfangen, erstellen, archivieren

Praktisch teilt sich die Umstellung in drei Aufgaben. Erstens der Empfang: Sie brauchen eine Lösung, die eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien einliest und für Menschen sichtbar macht (Visualisierung), damit Sie den Inhalt prüfen können. Zweitens das Erstellen: Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware sollte normkonforme E-Rechnungen erzeugen können. Drittens die Archivierung: E-Rechnungen sind GoBD-konform aufzubewahren. Das bedeutet unveränderbar, revisionssicher und maschinell auswertbar - und zwar in dem Format, in dem sie eingegangen sind. Der strukturierte Datensatz ist das Original; ein zusätzlich ausgedrucktes PDF ersetzt ihn nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt derzeit acht Jahre.

Risiken bei Nicht-Umsetzung

Wer die Pflichten ignoriert, riskiert mehr als Papierkram. Stellt ein Unternehmen im Pflichtfall statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung aus, gilt diese grundsätzlich nicht als ordnungsgemäße Rechnung - der Empfänger ist dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, bis die Rechnung korrigiert wird. Das kann zu Rückfragen, verzögerten Zahlungen und Streit über die Vorsteuer führen. Auf der Empfangsseite drohen praktische Probleme, wenn eingehende E-Rechnungen nicht verarbeitet oder nicht korrekt archiviert werden. Für KMU ist die Umstellung deshalb kein reines IT-Thema, sondern ein Baustein sauberer Buchhaltung und Liquidität.

E-Rechnung als Chance für die Digitalisierung

Die Pflicht ist zugleich ein guter Anlass, Buchhaltungsprozesse zu modernisieren. Wer strukturierte Daten empfängt und versendet, kann Rechnungsläufe automatisieren, Tippfehler vermeiden und die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro beschleunigen - Stichwort DATEV-Schnittstellen und digitale Belegübergabe. Statt die Umstellung als lästige Auflage zu sehen, lohnt es sich, sie in eine schrittweise Digitalisierung der Finanzprozesse einzubetten. Anbieterneutral betrachtet gibt es dafür viele Wege: von der erweiterten Funktion in bestehender Buchhaltungssoftware über spezialisierte E-Rechnungs-Tools bis zu integrierten ERP-Lösungen. Entscheidend ist, dass die Lösung zu Ihrer Betriebsgröße passt und die drei Kernaufgaben - empfangen, erstellen, archivieren - zuverlässig abdeckt.

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF gilt als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931, etwa im Format XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML ab Version 2.0.1). Das lesbare PDF allein reicht steuerlich nicht aus.

Ab wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Das hängt vom Vorjahresumsatz ab. Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsfrist mit Zustimmung des Empfängers. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 1. Januar 2028 alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich.

Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen. Ein Geschäftspartner darf Ihnen bereits heute eine E-Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen und GoBD-konform verarbeiten können.

Welche Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze. Für diese Fälle bleiben Papier- oder PDF-Rechnungen weiterhin zulässig.

Wie muss ich E-Rechnungen archivieren?
E-Rechnungen sind GoBD-konform aufzubewahren: unveränderbar, revisionssicher und maschinell auswertbar, und zwar im Originalformat, in dem sie eingegangen sind. Der strukturierte Datensatz ist das Original. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt derzeit acht Jahre.

Quellen

Stand: Juli 2026. Keine Rechts-/Steuerberatung.

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