Rechnungssoftware für KMU: Rechnungen digital & E-Rechnung-konform

Veröffentlicht am 13. Juli 2026

Kurz gesagt: Rechnungssoftware nimmt Ihnen das Schreiben, Versenden und Verwalten von Rechnungen ab - vom Angebot über die Rechnung bis zur Mahnung. Für KMU ist sie 2026 mehr als Komfort: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, und die Pflicht zur eigenen Ausstellung kommt gestaffelt bis 2027/2028. Ein Programm, das E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und empfängt, Belege GoBD-konform speichert und sauber an den Steuerberater exportiert, löst zwei Dinge gleichzeitig: weniger Handarbeit und rechtssichere Abläufe.

Was Rechnungssoftware im Alltag leistet

Im Kern geht es darum, den kompletten Weg von der ersten Kundenanfrage bis zum Zahlungseingang an einer Stelle abzubilden - ohne Copy-and-paste zwischen Word, Excel und dem E-Mail-Postfach. Typische Funktionen sind:

  • Angebote, Rechnungen, Gutschriften: Belege aus Vorlagen erzeugen, aus einem Angebot per Klick eine Rechnung machen, fortlaufende Nummern automatisch vergeben.
  • Wiederkehrende Rechnungen: Abos, Wartungsverträge oder monatliche Pauschalen werden automatisch und terminiert erstellt und versendet.
  • Mahnwesen: Zahlungserinnerung sowie erste, zweite und dritte Mahnung mit hinterlegten Fristen und Gebühren - oft automatisiert.
  • Zahlungsabgleich: Über eine Bankschnittstelle werden Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zugeordnet, sodass Sie den Überblick über offene Posten behalten.
  • E-Rechnung erstellen und empfangen: strukturierte Rechnungen nach EN 16931 ausgeben und eingehende E-Rechnungen auslesen.
  • GoBD-konforme Speicherung und Export: unveränderbare, protokollierte Ablage der Belege und ein Export für DATEV oder den Steuerberater.

Warum das Thema für KMU gerade jetzt zählt

Der Auslöser ist die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft. Sie kommt in Stufen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können - diese Empfangspflicht gilt bereits ohne Übergangsfrist. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, greift später: Nach den vorliegenden Regelungen ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie Rechnungen an Endkunden (B2C). Wer die genauen Fristen für den eigenen Betrieb einordnen will, findet die Details in unserem Beitrag zur E-Rechnung für KMU.

Praktisch heißt das: Auch ein kleiner Betrieb, der selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen muss, sollte eingehende E-Rechnungen bereits heute verarbeiten und korrekt archivieren können. Genau das übernimmt eine passende Software.

E-Rechnung: erstellen UND empfangen - beide Richtungen zählen

Eine E-Rechnung ist kein PDF, das Sie per E-Mail verschicken, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz. In Deutschland sind zwei Formate gängig, die beide der Norm EN 16931 entsprechen: XRechnung als reiner XML-Datensatz und ZUGFeRD als Hybrid aus sichtbarem PDF plus eingebettetem XML. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die Software beide Richtungen beherrscht - also E-Rechnungen nicht nur ausgeben, sondern eingehende Dateien auch einlesen, anzeigen und für die Buchhaltung übernehmen kann. Der Empfang wird in der Praxis oft übersehen, ist aber genau der Teil, der seit 2025 bereits Pflicht ist. Wer eingehende XML- oder Hybrid-Rechnungen nicht sauber verarbeiten kann, riskiert nicht nur Mehraufwand, sondern auch Lücken in der Belegablage.

Auswahlkriterien: worauf KMU achten sollten

Die richtige Lösung hängt weniger von der Länge der Funktionsliste ab als von der Passung zum eigenen Betrieb. Sinnvolle Prüfpunkte sind:

  • Größe und Belegvolumen: Schreiben Sie wenige Rechnungen im Monat oder hunderte? Danach richtet sich, ob ein schlankes Tarifmodell reicht oder Automatisierung nötig ist.
  • E-Rechnung-Fähigkeit: XRechnung und ZUGFeRD erstellen sowie eingehende E-Rechnungen empfangen und auslesen - beides sollte enthalten sein.
  • Schnittstellen: DATEV- beziehungsweise Steuerberater-Export, Bankanbindung für den Zahlungsabgleich, gegebenenfalls Anbindung an Shop, Warenwirtschaft oder Kasse.
  • GoBD-Konformität: revisionssichere, unveränderbare Ablage mit Protokollierung, damit die Belege einer Betriebsprüfung standhalten.
  • DSGVO und Serverstandort: Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschlüsselung und - falls gewünscht - Hosting in Deutschland oder der EU.
  • Bedienbarkeit und Support: Wie schnell sind Mitarbeitende eingearbeitet, gibt es deutschsprachigen Support und eine saubere Datenübernahme?

Bekannte Lösungen zur Orientierung

Der Markt ist groß, und es gibt nicht die eine beste Software - sondern die, die zu Ihren Prozessen passt. Zur Orientierung, ausdrücklich ohne Kaufempfehlung, werden im KMU-Umfeld häufig genannt: Lexware Office (früher lexoffice), sevdesk, easybill und Billomat. Die meisten decken Rechnungsstellung, E-Rechnung-Erstellung und Steuerberater-Export in unterschiedlichem Umfang ab und unterscheiden sich in Bedienung, Tarifen und Zusatzfunktionen. Wichtig ist vor allem eines: Reine Word- oder Excel-Vorlagen erfüllen die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung nicht. Prüfen Sie Kandidaten am besten mit Ihren echten Belegen in einer Testphase, statt sich allein auf Funktionslisten zu verlassen.

Was Software nicht löst - ehrlich eingeordnet

Ein Rechnungsprogramm ersetzt keine steuerliche Beratung. Ob eine Rechnung alle Pflichtangaben enthält, wie Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge oder Umsatzsteuersätze korrekt anzuwenden sind - das bleibt fachliche Verantwortung, die Sie mit Ihrem Steuerberater klären. Software sorgt für saubere, wiederholbare Abläufe, aber nur, wenn Stammdaten, Steuersätze und Prozesse einmal korrekt hinterlegt werden. Und ein Formatwechsel allein macht noch keine korrekte Buchhaltung: Die E-Rechnung ist ein Transportformat, kein Ersatz für ordentliche Belege und Prüfung.

So gehen Sie die Auswahl an

Klären Sie zuerst Ihren tatsächlichen Bedarf: Wie viele Rechnungen, welche Formate, welche Schnittstellen zum Steuerberater und zur Bank? Fragen Sie parallel Ihren Steuerberater, welchen Export er bevorzugt - das erspart doppelte Arbeit. Testen Sie dann ein oder zwei Kandidaten mit realen Belegen und prüfen Sie ausdrücklich Empfang und Ausgabe von E-Rechnungen sowie die Archivierung. Wer diese Schritte jetzt geht, ist auf die kommenden Ausstellungsfristen vorbereitet, ohne unter Zeitdruck zu geraten.

Häufige Fragen

Muss ich als kleines Unternehmen jetzt schon E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen: ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, greift gestaffelt - nach den vorliegenden Regelungen ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze.

Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Ein klassisches PDF ist ein Bild und für Menschen lesbar, aber nicht strukturiert maschinenlesbar. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes liegt in einem strukturierten Format nach EN 16931 vor - etwa XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).

Brauche ich zwingend eine Software, oder geht es auch mit Word oder Excel?
Für einfache Papier- oder PDF-Rechnungen an Endkunden reichen Vorlagen grundsätzlich. Sobald es aber um strukturierte E-Rechnungen im B2B geht, stoßen Word und Excel an ihre Grenzen: Sie erzeugen kein normkonformes XML und übernehmen weder Empfang noch GoBD-konforme Archivierung. Dafür ist eine passende Software der praktikablere Weg.

Worauf sollte ich bei Rechnungssoftware besonders achten?
Auf die Passung zum eigenen Betrieb: E-Rechnung erstellen und empfangen, DATEV- beziehungsweise Steuerberater-Export, Bankanbindung, GoBD-konforme Ablage sowie DSGVO-Konformität mit Auftragsverarbeitungsvertrag und - falls gewünscht - Serverstandort in Deutschland oder der EU. Testen Sie Kandidaten am besten mit echten Belegen.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne sichtbares Rechnungsbild und der Standard für öffentliche Auftraggeber, im B2B aber ebenso zulässig. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML. Menschen sehen das PDF, die Software liest die Daten aus. Beide entsprechen der Norm EN 16931.

Quellen

Stand: Juli 2026. Keine Rechts-/Steuerberatung.

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