Aufbewahrungsfristen-Rechner: Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

// Wie lange muss das aufgehoben werden?

Kurz gesagt: Wie lange Sie eine Unterlage aufbewahren müssen, hängt davon ab, um welche Art es sich handelt – nicht davon, wie wichtig sie Ihnen erscheint. Für Buchungsbelege gelten seit der Bürokratieentlastung acht Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse zehn, für Geschäftsbriefe sechs. Der Rechner sagt Ihnen, wann die Frist endet und ab wann Sie vernichten dürfen. Ein Vorbehalt gilt immer: Solange eine Steuerfestsetzung offen ist, läuft keine Frist ab.

Wie die Fristen zustande kommen

Die Aufbewahrungspflichten stehen im Steuerrecht in § 147 der Abgabenordnung und handelsrechtlich in § 257 des Handelsgesetzbuchs. Beide unterscheiden nach Art der Unterlage:

• Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
• Acht Jahre: Buchungsbelege – also Rechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge und alles, was einer Buchung zugrunde liegt. Diese Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt.
• Sechs Jahre: Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Wann beginnt die Frist – und wann darf wirklich vernichtet werden?

Die Frist beginnt nicht am Tag des Belegs, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Beleg entstanden oder die Unterlage empfangen wurde. Eine Rechnung aus dem März 2019 startet ihre Achtjahresfrist also am 31. Dezember 2019 und ist mit Ablauf des 31. Dezember 2027 fristfrei – vernichtet werden darf sie damit ab dem 1. Januar 2028.

Der wichtigste Vorbehalt: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Praktisch heißt das: Läuft eine Außenprüfung, ist ein Einspruch offen oder erging die Steuerfestsetzung nur vorläufig, bleibt die Aufbewahrungspflicht bestehen – auch wenn der Rechner „abgelaufen“ anzeigt. Eine pauschale Entrümpelung nach Kalender ist deshalb riskant.

Digital statt Papier: was dabei zu beachten ist

Aufbewahren heißt nicht zwingend „im Ordner“. Unterlagen dürfen digital archiviert werden, sofern die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden: Die Daten müssen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesamte Frist lesbar bleiben. Wer Papierbelege einscannt und die Originale vernichtet, betreibt sogenanntes ersetzendes Scannen – das ist zulässig, verlangt aber eine dokumentierte Verfahrensdokumentation.

Wie das praktisch aussieht, behandeln unsere Beiträge zum digitalen Belegmanagement nach GoBD und zur revisionssicheren Archivierung. Ein Hinweis, der Ihnen Geld sparen kann: Eine „GoBD-Zertifizierung“ mit rechtlicher Bindungswirkung gibt es nicht – verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit bleibt Ihr Unternehmen, nicht der Softwarehersteller.

Der häufigste Denkfehler

Viele Betriebe bewahren vorsichtshalber alles zehn Jahre auf. Das ist nicht falsch, kostet aber Platz, Zeit und – bei personenbezogenen Daten – kann es sogar problematisch werden: Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, Daten zu löschen, wenn der Zweck entfallen ist. Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht stehen sich also gegenüber. Für steuerlich relevante Unterlagen geht die gesetzliche Aufbewahrungspflicht vor; danach sollte aber tatsächlich gelöscht werden.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen zählen zu den Buchungsbelegen. Für sie gilt seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Eine Rechnung aus 2019 ist damit bis Ende 2027 aufzubewahren.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Nicht am Belegdatum, sondern mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Beleg entstanden oder die Unterlage empfangen wurde. Deshalb enden alle Fristen immer am 31. Dezember, und die Vernichtung ist frühestens ab dem 1. Januar des Folgejahres zulässig.

Darf ich nach Ablauf der Frist alles vernichten?
Nicht automatisch. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist – etwa bei laufender Außenprüfung, offenem Einspruch oder vorläufiger Steuerfestsetzung. In diesen Fällen bleibt die Aufbewahrungspflicht bestehen. Klären Sie die Vernichtung größerer Bestände vorab mit Ihrer Steuerkanzlei.

Reicht die digitale Archivierung, oder muss ich Papier behalten?
Digitale Archivierung genügt, wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden: vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesamte Frist lesbar. Papieroriginale dürfen nach dem Einscannen vernichtet werden – das sogenannte ersetzende Scannen –, sofern der Vorgang in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist.

Gelten für Lohnunterlagen eigene Fristen?
Ja. Für Lohnkonten und die zugehörigen Belege gilt eine Frist von sechs Jahren nach dem Einkommensteuergesetz. Sozialversicherungsrechtlich können abweichende, teils längere Aufbewahrungspflichten bestehen – prüfen Sie das für Ihren Fall gesondert.

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