E-Rechnungspflicht-Check: ab wann Sie umstellen müssen

// Ab wann trifft mich die Pflicht?

Kurz gesagt: Empfangen müssen alle Unternehmen schon seit Januar 2025. Beim Ausstellen entscheidet der Vorjahresumsatz: über 800.000 Euro ab 2027, alle übrigen ab 2028. Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit. Der Check ordnet Ihren Fall in wenigen Angaben ein.

Was die Pflicht überhaupt verlangt

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland erfüllen das vor allem die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im passenden Profil.

Der häufigste Irrtum: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Es ist ein Bild einer Rechnung, kein Datensatz. Wer bisher PDFs verschickt hat, muss umstellen – nicht nur den Versandweg ändern.

Empfangen müssen alle – seit Januar 2025

Die Empfangspflicht ist bereits in Kraft und kennt keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer, auch Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb, auch Betriebe, die selbst nie eine E-Rechnung ausstellen werden.

Gesetzlich genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Praktisch brauchen Sie zusätzlich einen Weg, die Datei zu lesen und im Originalformat revisionssicher abzulegen – ein Ausdruck erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.

Ausstellen: zwei Stufen, eine Umsatzgrenze

Für das Ausstellen gilt eine gestaffelte Übergangsregelung in § 27 Absatz 38 UStG. Bis Ende 2026 dürfen alle weiterhin Papier oder PDF verwenden. Danach entscheidet der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres:

• Über 800.000 Euro Vorjahresumsatz: Pflicht ab dem 1. Januar 2027.
• Bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz: Erleichterung bis zum 31. Dezember 2027, Pflicht ab dem 1. Januar 2028.
• EDI-Verfahren: dürfen ebenfalls noch bis Ende 2027 genutzt werden, wenn der Empfänger zustimmt.

Maßgeblich ist der Umsatz des jeweils vorangegangenen Jahres. Wer 2026 über die Grenze wächst, verliert die Erleichterung zum Jahreswechsel – die Grenze wird also jedes Jahr neu geprüft.

Wer außen vor bleibt

Vier Gruppen sind dauerhaft oder situativ ausgenommen. Das wird in vielen Ratgebern verkürzt dargestellt:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln. Diese Befreiung ist unbefristet – sie betrifft aber nur das Ausstellen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise sind ausgenommen.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG lösen schon keine Rechnungspflicht aus – etwa Heilbehandlungen, Versicherungs- und viele Vermietungsumsätze.
• Rechnungen an Privatkunden und an Empfänger im Ausland fallen nicht unter die Pflicht.

Was der Rechner bewusst nicht abbildet

Gemischte Fälle prüft das Formular nicht durch: Wer sowohl steuerfreie als auch steuerpflichtige Umsätze hat, wer teils an Unternehmen und teils an Privatkunden abrechnet oder wer im Vorjahr die Umsatzgrenze knapp gerissen hat, sollte das Ergebnis als Ausgangspunkt nehmen und mit der Steuerberatung abgleichen.

Wie sich eine vorhandene E-Rechnung technisch prüfen lässt, zeigt unser E-Rechnungs-Prüfer. Den fachlichen Hintergrund vertieft der Beitrag zur E-Rechnung für KMU.

Häufige Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für kleine Unternehmen?
Für das Empfangen gilt sie bereits seit dem 1. Januar 2025 – ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Für das Ausstellen gilt sie ab dem 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr über 800.000 Euro lag, und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein PDF ist ein Bild der Rechnung und zählt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung. Nur das ZUGFeRD-Format bildet eine Ausnahme, weil es die strukturierten Daten im PDF mitführt.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also weiterhin auf Papier oder als PDF. Diese Befreiung ist nicht befristet. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen – das gilt seit Januar 2025.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann?
Ein eigenes Bußgeld ist dafür nicht vorgesehen. Das praktische Risiko liegt woanders: Der Rechnungsaussteller hat seine Pflicht mit dem Versand erfüllt. Wer die Rechnung nicht annehmen oder nicht ordnungsgemäß aufbewahren kann, riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug und einen formellen Mangel in der Betriebsprüfung.

Zählt für die 800.000 Euro der Netto- oder Bruttoumsatz?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres. Das ist die Summe der steuerbaren Umsätze ohne Umsatzsteuer, bereinigt um bestimmte steuerfreie Umsätze und um Verkäufe von Anlagevermögen.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Behörden?
Für Aufträge des Bundes gilt die E-Rechnung über die E-Rechnungsverordnung bereits seit 2020, und mehrere Bundesländer haben eigene Vorgaben. Diese Pflichten bestehen unabhängig von den umsatzsteuerlichen Fristen und sind teilweise strenger – prüfen Sie die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers.

Muss ich die E-Rechnung im Originalformat aufbewahren?
Ja. Der strukturierte Teil der Rechnung ist im Original aufzubewahren, unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar. Ein Ausdruck oder eine visuelle Ansicht genügt nicht. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD reicht nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 der strukturierte Teil; der PDF-Teil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er abweichende oder ergänzende steuerlich relevante Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke. Für Rechnungen gilt seit 2025 grundsätzlich eine achtjährige Aufbewahrungsfrist.

Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 27 Absatz 38 UStG – Übergangsregelungen
• § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
• § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen
• § 19 UStG – Kleinunternehmer

Stand: September 2026. Der Rechner bildet die umsatzsteuerlichen Fristen nach § 14 UStG und § 27 Absatz 38 UStG ab und ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei gemischten Umsätzen oder einem Vorjahresumsatz nahe der Grenze von 800.000 Euro sollten Sie das Ergebnis mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.