E-Rechnung prüfen

// E-Rechnung lesbar machen und prüfen

Kurz gesagt: Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – aber kaum jemand kann das kryptische XML lesen oder erkennen, ob eine Rechnung überhaupt konform ist. Dieses Werkzeug macht beides: Ziehen Sie eine XRechnung (.xml) oder ZUGFeRD-Rechnung (.pdf) hinein, und Sie sehen den Inhalt in Klarschrift plus eine Vorab-Prüfung auf Pflichtfelder, Rechenprobe und IBAN. Die Datei bleibt dabei komplett in Ihrem Browser – nichts wird hochgeladen.

Was das Werkzeug prüft

Der Prüfer erkennt das Format (XRechnung oder ZUGFeRD / Factur-X mit Profil), macht den strukturierten Datensatz menschenlesbar und läuft eine Reihe von Plausibilitätschecks durch:

• Format & Syntax – XRechnung (UBL) oder ZUGFeRD / Factur-X (CII), inklusive Profil.
• Pflichtfelder – Rechnungsnummer, Datum, Währung, Verkäufer, Käufer, Beträge, Steuer, USt-IdNr.
• Rechenprobe – netto plus Steuer ergibt brutto, Positionssummen und Zahlbetrag stimmen.
• IBAN – formale Gültigkeit über die Prüfziffer.
• Struktur-Check bei PDF – ob überhaupt ein Rechnungsdatensatz eingebettet ist oder ob es nur ein Bild-PDF ist (das die Pflicht nicht erfüllt).

Vorab-Check, keine amtliche Validierung

Dieses Werkzeug prüft Format, Pflichtfelder und Plausibilität – es ist ein schneller Vorab-Check, der die häufigsten Fehler sichtbar macht. Die rechtsverbindliche Prüfung leistet der offizielle KoSIT-Validator, der die vollständigen Geschäftsregeln der Norm EN 16931 abbildet. Und ein Punkt, den viele Betriebe falsch machen: Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz – das XML –, nicht ein PDF-Ausdruck. Wie Sie E-Rechnungen sauber empfangen, ausstellen und archivieren, steht im Leitfaden zur E-Rechnung und im Beitrag zur revisionssicheren Archivierung.

Häufige Fragen

Wird meine Rechnung hochgeladen?
Nein. Die gesamte Prüfung läuft per JavaScript in Ihrem Browser. Weder die Datei noch die ausgelesenen Daten verlassen Ihren Rechner – es gibt keinen Upload, keine Speicherung und keine Cookies.

Welche Formate werden unterstützt?
XRechnung im UBL-Format (.xml), ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X als PDF mit eingebettetem XML (.pdf) sowie CII-XML direkt. Bei einer PDF versucht das Werkzeug, den eingebetteten Datensatz zu extrahieren; findet es keinen, weist es darauf hin, dass es sich um ein reines Bild-PDF handeln könnte.

Ist das eine rechtsverbindliche Prüfung?
Nein. Es ist ein Vorab-Check auf Format, Pflichtfelder und Plausibilität. Die maßgebliche Validierung gegen die vollständigen Geschäftsregeln der EN 16931 leistet der offizielle KoSIT-Validator; im Zweifel entscheidet Ihre Steuerkanzlei.

Warum sagt das Tool, meine PDF-Rechnung sei keine E-Rechnung?
Weil eine E-Rechnung einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz enthalten muss. Ein PDF, das nur wie eine Rechnung aussieht (ein Bild oder Ausdruck), erfüllt die Anforderung nicht. Nur ZUGFeRD- oder Factur-X-PDFs mit eingebettetem XML gelten als E-Rechnung – reine Bild-PDFs nicht.