E-Rechnungs-Prüfer: XRechnung und ZUGFeRD im Browser prüfen

// E-Rechnung lesbar machen und prüfen

Kurz gesagt: Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – aber kaum jemand kann das kryptische XML lesen oder erkennen, ob eine Rechnung überhaupt konform ist. Dieses Werkzeug macht beides: Ziehen Sie eine XRechnung (.xml) oder ZUGFeRD-Rechnung (.pdf) hinein, und Sie sehen den Inhalt in Klarschrift plus eine Vorab-Prüfung auf Pflichtfelder, Rechenprobe und IBAN. Die Datei bleibt dabei komplett in Ihrem Browser – nichts wird hochgeladen.

Was das Werkzeug prüft

Der Prüfer erkennt das Format (XRechnung oder ZUGFeRD / Factur-X mit Profil), macht den strukturierten Datensatz menschenlesbar und läuft eine Reihe von Plausibilitätschecks durch:

• Format & Syntax – XRechnung (UBL) oder ZUGFeRD / Factur-X (CII), inklusive Profil.
• Pflichtfelder – Rechnungsnummer, Datum, Währung, Verkäufer, Käufer, Beträge, Steuer, USt-IdNr.
• Rechenprobe – netto plus Steuer ergibt brutto, Positionssummen und Zahlbetrag stimmen.
• IBAN – formale Gültigkeit über die Prüfziffer.
• Struktur-Check bei PDF – ob überhaupt ein Rechnungsdatensatz eingebettet ist oder ob es nur ein Bild-PDF ist (das die Pflicht nicht erfüllt).

Vorab-Check, keine amtliche Validierung

Dieses Werkzeug prüft Format, Pflichtfelder und Plausibilität – es ist ein schneller Vorab-Check, der die häufigsten Fehler sichtbar macht. Die rechtsverbindliche Prüfung leistet der offizielle KoSIT-Validator, der die vollständigen Geschäftsregeln der Norm EN 16931 abbildet. Und ein Punkt, den viele Betriebe falsch machen: Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz – das XML –, nicht ein PDF-Ausdruck. Wie Sie E-Rechnungen sauber empfangen, ausstellen und archivieren, steht im Leitfaden zur E-Rechnung und im Beitrag zur revisionssicheren Archivierung.

Was macht eine gültige E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht jede Rechnung, die elektronisch verschickt wird. Ein PDF im Mailanhang ist ein digitales Abbild einer Papierrechnung – keine E-Rechnung. Verlangt ist ein strukturiertes Format, das eine Software ohne Umweg über Texterkennung auslesen und weiterverarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.

In Deutschland haben sich zwei Ausprägungen durchgesetzt:

• XRechnung – ein reines XML-Format ohne Sichtkomponente. Verbreitet vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD / Factur-X – ein Hybridformat: ein PDF, in das die strukturierten XML-Daten eingebettet sind. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest das XML.

Beide erfüllen die Anforderungen. Welches für Sie sinnvoller ist, hängt vom Empfänger ab: Wer viel mit Behörden abrechnet, kommt an XRechnung kaum vorbei; wer überwiegend an Unternehmen fakturiert, fährt mit ZUGFeRD oft komfortabler, weil die Rechnung für beide Seiten lesbar bleibt.

Wer muss ab wann was können?

Die Pflichten sind gestaffelt, und die Empfangsseite wird dabei oft übersehen:

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Diese Pflicht gilt bereits vollständig – unabhängig von Größe oder Umsatz.
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze.

Die Empfangspflicht ist der Punkt, an dem viele kleine Betriebe unbemerkt im Rückstand sind: Sie stellen selbst noch Papier- oder PDF-Rechnungen aus – was bis zu ihrer jeweiligen Frist zulässig ist –, können aber eingehende XML-Rechnungen nicht verarbeiten. Details zur Rechtslage stehen im Beitrag zur E-Rechnung für KMU.

Typische Fehler in E-Rechnungen

Aus der Praxis wiederholen sich einige Fehlerbilder, die dieser Prüfer sichtbar macht:

• Fehlende Pflichtangaben – am häufigsten die Leitweg-Identifikationsnummer bei Behördenrechnungen oder eine fehlende Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Rechenfehler zwischen Positionssummen, Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtbetrag – oft durch Rundung an der falschen Stelle.
• Falsche oder fehlende Steuerkategorien, etwa bei steuerfreien Leistungen oder Reverse-Charge-Fällen ohne den erforderlichen Hinweis.
• Formal ungültige IBAN – ein Tippfehler fällt beim Menschen selten auf, bei der maschinellen Prüfsumme sofort.
• PDF ohne eingebettetes XML – sieht aus wie ZUGFeRD, ist aber keins.

Vorab-Check statt amtlicher Validierung

Dieses Werkzeug prüft die Struktur und Plausibilität Ihrer Datei im Browser: Es macht das XML lesbar, kontrolliert die zentralen Pflichtfelder, rechnet die Beträge nach und prüft die IBAN-Prüfsumme. Alles läuft lokal – Ihre Rechnung wird nicht hochgeladen und nicht gespeichert.

Ausdrücklich keine amtliche Validierung: Die vollständige Konformitätsprüfung gegen die EN 16931 und die deutschen Ausprägungen leistet der Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Nutzen Sie diesen Prüfer, um typische Fehler früh zu finden – und den offiziellen Validator, wenn es auf Rechtssicherheit ankommt.

Häufige Fragen

Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der Norm EN 16931 vorliegen. Ein gewöhnliches PDF ist ein digitales Abbild einer Papierrechnung und erfüllt die Anforderungen nicht. Eine Ausnahme ist ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X: Dort sind die strukturierten XML-Daten im PDF eingebettet – dieses Hybridformat gilt als E-Rechnung.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtkomponente und im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet. ZUGFeRD (international Factur-X) ist ein Hybridformat: ein PDF mit eingebettetem XML, das Menschen und Maschinen gleichermaßen lesen können. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen; die Wahl richtet sich nach den Empfängern.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Gestaffelt: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Unabhängig davon gilt die Empfangspflicht bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle – Sie müssen E-Rechnungen also schon heute verarbeiten können, auch wenn Sie selbst noch anders fakturieren dürfen.

Ersetzt dieser Prüfer eine offizielle Validierung?
Nein. Er ist ein Vorab-Check, der typische Fehler früh sichtbar macht: fehlende Pflichtfelder, Rechenfehler, ungültige IBAN, fehlendes XML im PDF. Die vollständige Konformitätsprüfung gegen die EN 16931 leistet der KoSIT-Validator. Für rechtssichere Aussagen nutzen Sie diesen.

Werden meine Rechnungsdaten hochgeladen?
Nein. Die Prüfung läuft vollständig in Ihrem Browser. Die Datei verlässt Ihren Rechner nicht, es findet keine Übertragung an einen Server statt, und es wird nichts gespeichert.