Wie verbreitet KI in Büros und Kanzleien ist

Nach der europäischen Unternehmensstatistik nutzten 2025 in Deutschland 26 Prozent aller Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI. Dienstleister liegen deutlich darüber: In Rechts- und Steuerberatung, Unternehmensberatung sowie Architektur- und Ingenieurbüros waren es 46 Prozent, bei Werbung und Marktforschung 57 Prozent. Im Grundstücks- und Wohnungswesen, zu dem Hausverwaltungen zählen, waren es 29 Prozent.

Wer noch zögert, nennt laut Statistischem Bundesamt vor allem fehlendes Wissen (71 Prozent), rechtliche Unklarheit (58 Prozent) und Datenschutzbedenken (53 Prozent). Genau dort setzt dieser Beitrag an.

Wo KI im Büro hilft

• E-Mails und Schreiben: Entwürfe für Antworten, Erinnerungen und Standardschreiben.
• Zusammenfassungen: lange Dokumente, Gutachten, Ausschreibungen oder Mailverläufe auf das Wesentliche bringen – mit Fristen und Beträgen im Original nachgeprüft.
• Protokolle und Notizen: aus Stichpunkten oder einer Aufzeichnung ein sauberes Protokoll mit Aufgaben.
• Recherche und Gliederung: ein erster Überblick über ein Thema, eine Gliederung für ein Konzept – mit Quellen, die ein Mensch prüft.
• Texte verständlich machen: Fachsprache für Kunden, Mieter oder Patienten in einfache Worte übersetzen.

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Für alle: Datenschutz-Grundregeln

Die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden hat in ihrer Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz die wichtigsten Punkte zusammengestellt. Für ein Büro heißt das vor allem:

• Den Zweck vorher festlegen und für personenbezogene Daten eine Rechtsgrundlage haben.
• Firmenversionen mit Auftragsverarbeitungsvertrag nutzen und das Training mit eigenen Eingaben ausschließen.
• Betriebliche Zugänge einrichten, keine privaten Konten der Beschäftigten.
• Interne Regeln mit Beispielen, was erlaubt ist und was nicht, und die Beschäftigten schulen.
• Ergebnisse auf Richtigkeit prüfen. Eine Entscheidung über Menschen darf nicht allein der KI überlassen werden.

Wichtig: Namen zu entfernen reicht nicht, um Daten zu anonymisieren. Auch Details wie Ort, Datum oder ein besonderer Sachverhalt können eine Person erkennbar machen.

Für Kanzleien und Steuerberater: die Schweigepflicht

Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sind Berufsgeheimnisträger nach § 203 des Strafgesetzbuchs. Sie dürfen Mandantengeheimnisse externen Dienstleistern – auch einem KI-Anbieter – nur offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist, und müssen den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichten. Tun sie das nicht, machen sie sich selbst strafbar. Das Berufsrecht konkretisiert das: Nötig ist ein Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht; Anbieter im Ausland kommen nur infrage, wenn dort ein vergleichbarer Geheimnisschutz besteht; und dient der Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es die Einwilligung des Mandanten.

Die Bundesrechtsanwaltskammer rät in ihren Hinweisen zum KI-Einsatz, möglichst nur allgemein formulierte Anfragen zu stellen und Dokumente vorher vollständig zu anonymisieren. Bei Sprachmodellen wie ChatGPT sei die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen nach dem Stand der Technik nicht erforderlich. Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt in ihren Fragen und Antworten vom Oktober 2026, ohne Einwilligung keinerlei Daten in öffentlich zugängliche KI einzugeben, die Rückschlüsse auf Mandanten zulassen. Die Endkontrolle der Ergebnisse bleibt immer beim Berufsträger.

Für Arzt- und Therapiepraxen: Gesundheitsdaten

Gesundheitsdaten sind nach der Datenschutz-Grundverordnung besonders geschützt; ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, solange keine Ausnahme greift. Für Praxen hat die Kassenärztliche Bundesvereinigung Hinweise zum KI-Einsatz veröffentlicht: Patienten sind zu informieren – ein Aushang genügt in der Regel –, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist nötig, und Cloud-Dienste kommen nur unter den Bedingungen des § 393 SGB V infrage. Dazu gehören eine Verarbeitung in Deutschland, der EU oder einem Land mit gleichwertigem Datenschutz, eine Niederlassung im Inland und ein bestimmtes Sicherheitstestat. Ob ein Dienst diese Anforderungen erfüllt, sollten Sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen lassen.

Der Deutsche Ärztetag hat 2025 betont, dass KI nur geprüft und validiert eingesetzt werden soll und die Schweigepflicht Vorrang hat.

Für Agenturen, Planungsbüros, Hausverwaltungen und Makler

Diese Berufe fallen in der Regel nicht unter die strafrechtliche Schweigepflicht. Es gelten aber der Datenschutz und oft vertragliche Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Kunden – etwa über Pläne, Ausschreibungen oder Mieterdaten. Prüfen Sie diese Vereinbarungen, bevor Kundenunterlagen in ein KI-Werkzeug gehen. Wer für Kunden mit KI Verträge oder rechtliche Schreiben erstellt, sollte außerdem wissen: Die rechtliche Prüfung eines Einzelfalls für andere ist eine Rechtsdienstleistung, die nicht jeder erbringen darf.

Besprechungen aufzeichnen und transkribieren

KI-Werkzeuge, die Besprechungen oder Telefonate mitschreiben, sind beliebt – und heikel. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Befugnis aufnimmt, macht sich nach § 201 des Strafgesetzbuchs strafbar. Holen Sie deshalb immer vorher das Einverständnis aller Beteiligten ein; eine nachträgliche Zustimmung genügt nicht. Die Bundessteuerberaterkammer verlangt das ausdrücklich auch für Diktier-KI. Dazu kommen die üblichen Datenschutzpflichten: Information, Auftragsverarbeitungsvertrag und ein Konzept, wann Aufnahmen und Abschriften gelöscht werden.

So fangen Sie an

1. Eine Aufgabe ohne Geheimnisse wählen: etwa allgemeine Texte, Gliederungen oder interne Vorlagen.
2. Firmenzugang mit Vertrag einrichten: Auftragsverarbeitung, kein Training, möglichst Verarbeitung in der EU; bei Berufsgeheimnisträgern zusätzlich Verschwiegenheitsverpflichtung.
3. Regeln und Einweisung: was hinein darf, was nicht, wer prüft. Das deckt zugleich die Pflicht zur KI-Kompetenz ab.
4. Erst dann erweitern: etwa auf anonymisierte Unterlagen oder Werkzeuge, die speziell für Ihren Berufsstand geprüft sind.

Wo KI in Ihrem Büro am meisten bringt, sortiert der KI-Einstiegs-Check. Wenn Sie Werkzeug, Verträge und Regeln gemeinsam mit uns aufsetzen möchten, beschreibt unsere KI-Beratung, wie wir vorgehen; die berufsrechtliche Prüfung im Einzelfall gehört dabei zu Ihrer Kammer oder Ihrem Rechtsbeistand.

Häufige Fragen

Dürfen Anwälte und Steuerberater ChatGPT nutzen?
Ja, aber Mandantengeheimnisse dürfen nur unter engen Voraussetzungen an KI-Anbieter gehen: Erforderlichkeit, Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform und bei Einzelmandaten die Einwilligung des Mandanten. Die Bundesrechtsanwaltskammer rät zu allgemein formulierten Anfragen und vollständig anonymisierten Dokumenten.

Reicht es, Namen aus Dokumenten zu entfernen?
Nein. Nach den Datenschutzaufsichtsbehörden und der Bundesrechtsanwaltskammer genügt das regelmäßig nicht, weil auch andere Details eine Person erkennbar machen können.

Dürfen Arztpraxen KI-Dienste nutzen?
Unter Bedingungen. Patienten sind zu informieren, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist nötig, und Cloud-Dienste müssen die Anforderungen des § 393 SGB V erfüllen – unter anderem Verarbeitung in Deutschland oder der EU, Niederlassung im Inland und ein Sicherheitstestat. Lassen Sie sich das vom Anbieter schriftlich bestätigen.

Darf ich Besprechungen mit KI mitschreiben lassen?
Nur wenn alle Beteiligten vorher zustimmen. Die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Dazu kommen Datenschutzpflichten wie Information und ein Löschkonzept.

Gilt die Schweigepflicht auch für Agenturen oder Hausverwaltungen?
Die strafrechtliche Schweigepflicht nach § 203 StGB in der Regel nicht. Es gelten aber Datenschutz und oft vertragliche Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Kunden.

Muss ich Mandanten über den KI-Einsatz informieren?
Eine generelle berufsrechtliche Pflicht dazu sieht die Bundesrechtsanwaltskammer nicht. Unabhängig davon können Datenschutz und die Einwilligung bei Einzelmandaten eine Information erfordern.

Welche Aufgaben eignen sich für den Einstieg?
Aufgaben ohne Geheimnisse und personenbezogene Daten: allgemeine Texte, Gliederungen, interne Vorlagen, Fachsprache verständlich machen. Erst danach anonymisierte Unterlagen.

Quellen

• § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen)
• § 201 StGB (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes)
• § 62a StBerG und § 43e BRAO (Inanspruchnahme von Dienstleistungen)
• BRAK – Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz (Dezember 2024)
• BStBK – FAQ: KI im steuerberatenden Berufsstand (27.10.2026)
• KBV – PraxisWissen Künstliche Intelligenz (Dezember 2025)
• § 393 SGB V (Cloud-Einsatz im Gesundheitswesen)
• Datenschutzkonferenz – Orientierungshilfe KI und Datenschutz (06.05.2024)
• Eurostat – Nutzung von KI in Unternehmen nach Wirtschaftszweig (isoc_eb_ain2), Deutschland 2025
• Statistisches Bundesamt – Pressemitteilung Nr. 444 vom 25.11.2024

Hinweis: Stand der Recherche: 3. November 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder berufsrechtliche Beratung; maßgeblich sind die Hinweise Ihrer Kammer.

Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens Digitalisierung im KMU – dort finden Sie alle Themen im Überblick.

Stand: 3. November 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information nach bestem Wissen und keine Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung für den Einzelfall. Rechtslage, Preise und Produkte ändern sich; maßgeblich sind der Gesetzestext und die jeweilige Primärquelle. Für eine Entscheidung in Ihrem Betrieb ziehen Sie bitte fachkundigen Rat zu Ihrem konkreten Fall hinzu.