Was Artikel 4 verlangt

Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. In der ursprünglichen Fassung mussten Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um „nach besten Kräften sicherzustellen“, dass ihr Personal über „ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ verfügt. Viele Schulungsanbieter haben daraus eine Pflichtschulung mit Nachweis gemacht.

Mit der Digital-Omnibus-Verordnung (Verordnung (EU) 2026/1744), in Kraft seit dem 27. Juli 2026, hat die EU den Artikel neu gefasst. Anbieter und Betreiber ergreifen nun Maßnahmen, „um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals“ und anderer Personen, die in ihrem Auftrag KI nutzen, „zu unterstützen“. Ausdrücklich heißt es, dass niemand für eine Person ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren muss. Neu ist außerdem, dass Kommission und Mitgliedstaaten diese Bemühungen unterstützen sollen – besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen.

Wichtig ist, was sich nicht geändert hat: Die Pflicht der Betriebe ist geblieben. Ein Vorschlag, sie ganz auf Staat und Kommission zu verlagern, stand im ersten Entwurf der Kommission, wurde aber nicht beschlossen.

Wen das betrifft

Jeden Betrieb, der KI-Systeme einsetzt. Die KI-Verordnung nennt solche Nutzer „Betreiber“. Die EU-Kommission stellt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz klar, dass auch die Nutzung von ChatGPT durch Beschäftigte darunterfällt, etwa für Werbetexte oder Übersetzungen. Auf die Größe des Betriebs oder die Risikoklasse des Werkzeugs kommt es nicht an – wohl aber darauf, wie viel Kompetenz angemessen ist. Wer KI nur für Textentwürfe nutzt, braucht weniger als ein Betrieb, der damit Kundendaten auswertet.

Kein Bußgeld – aber nicht folgenlos

Artikel 4 ist nicht bußgeldbewehrt. Die Bußgeldvorschrift der Verordnung, Artikel 99, nennt ihn nicht, und auch das deutsche KI-Marktüberwachungsgesetz, seit dem 29. Juli 2026 in Kraft, sieht für Verstöße gegen Artikel 4 kein Bußgeld vor. Zuständige Behörde ist die Bundesnetzagentur.

Folgenlos ist die Pflicht trotzdem nicht. Die Bundesnetzagentur weist darauf hin, dass fehlende KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden kann – etwa wenn durch einen unbedachten KI-Einsatz ein Schaden entsteht. Und unabhängig von der KI-Verordnung verlangt der Datenschutz, dass Beschäftigte wissen, welche Daten sie in welche Werkzeuge eingeben dürfen.

Was praktisch reicht

Die Bundesnetzagentur beschreibt in ihren Hinweisen vier Grundsteine, die sich auch für einen Betrieb mit fünf Beschäftigten umsetzen lassen:

1. Bedarf ermitteln: Wer nutzt welche KI-Werkzeuge wofür? Oft genügt eine kurze Umfrage im Team – dabei kommt meist heraus, dass schon mehr genutzt wird, als die Geschäftsführung weiß.
2. Maßnahmen gestalten: Eine Einweisung, abgestimmt auf Vorwissen und Aufgaben. Wer nur Texte entwirft, braucht etwas anderes als jemand, der Belege oder Bewerbungen bearbeitet.
3. Regelmäßig auffrischen: Werkzeuge und Regeln ändern sich. Eine kurze Auffrischung pro Jahr oder bei neuen Werkzeugen genügt.
4. Dokumentieren: Art, Umfang, Zeitraum und Teilnehmende festhalten. Vorgeschrieben ist das nicht, die Kommission spricht nur davon, dass Organisationen eine interne Aufzeichnung führen können. Es hilft aber, wenn später jemand fragt.

Inhaltlich empfiehlt die Bundesnetzagentur drei Stufen: zuerst Grundlagen zu Daten und KI mit ihren Chancen und Risiken, dann die Rolle des eigenen Betriebs und die rechtlichen Rahmenbedingungen, schließlich Schulungen für bestimmte Aufgaben. Für die meisten kleinen Betriebe decken die ersten beiden Stufen in einer Einweisung von ein bis zwei Stunden das Wesentliche ab.

Die Nutzungsrichtlinie auf einer Seite

Das wirksamste Werkzeug ist eine kurze, verständliche Richtlinie. Sie sollte fünf Fragen beantworten:

• Welche Werkzeuge sind erlaubt? Am besten Firmenzugänge mit Auftragsverarbeitungsvertrag, keine privaten Konten.
• Welche Daten gehören nicht hinein? Etwa Kundennamen, Verträge, Gesundheitsangaben und Passwörter – zumindest nicht in Werkzeuge ohne entsprechenden Vertrag.
• Wie werden Ergebnisse geprüft? KI-Antworten klingen überzeugend, auch wenn sie falsch sind. Zahlen, Fristen und Zusagen prüft immer ein Mensch.
• Was wird gekennzeichnet? Ein Chatbot muss als KI erkennbar sein, täuschend echte KI-Bilder und -Videos sind offenzulegen.
• Wer ist ansprechbar? Eine Person, an die sich alle mit Fragen wenden können.

Die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz genau das: Beschäftigte sollen durch Schulungen, Leitfäden und Gespräche dafür sensibilisiert werden, ob und wie sie KI nutzen dürfen.

Und der Betriebsrat?

Gibt es einen Betriebsrat, muss er über den geplanten Einsatz von Künstlicher Intelligenz unterrichtet werden; das Betriebsverfassungsgesetz nennt KI dabei ausdrücklich. Zur Beurteilung darf er einen Sachverständigen hinzuziehen, der in diesem Fall als erforderlich gilt. Ob er darüber hinaus mitbestimmen darf, hängt von der Gestaltung ab: Das Arbeitsgericht Hamburg hat 2024 in einem Eilverfahren ein Mitbestimmungsrecht verneint, weil Beschäftigte ChatGPT über eigene Konten nutzten und der Arbeitgeber keinen Zugriff auf die Eingaben hatte. Bei einer Firmenlizenz, die Nutzung protokolliert, kann das anders aussehen.

Ein verbreiteter Irrtum: das KI-Zertifikat

Noch immer werben Anbieter mit „Pflichtschulungen“ und „Kompetenznachweisen“ nach der KI-Verordnung. Beides gibt die geltende Fassung nicht her. Die EU-Kommission schreibt ausdrücklich, dass kein Zertifikat nötig ist; auch ein KI-Beauftragter oder ein eigenes Gremium ist nicht vorgeschrieben. Eine gute externe Schulung kann trotzdem sinnvoll sein – aber als Entscheidung des Betriebs, nicht als Pflicht.

Kostenlose Angebote

• Mittelstand-Digital Zentren: Rund 100 KI-Trainerinnen und -Trainer beraten anbieterneutral und kostenfrei, auch vor Ort.
• KI-Campus: kostenlose Online-Kurse zu Grundlagen und Anwendungen.
• KI-Service-Desk der Bundesnetzagentur: Informationen zur KI-Verordnung und ein Compliance-Kompass.

Welche Pflichten aus der KI-Verordnung sonst noch gelten, ordnet unser Überblick zur KI-Verordnung für KMU ein. Wo KI in Ihrem Betrieb überhaupt sinnvoll ansetzt, zeigt der KI-Einstiegs-Check in sieben Fragen. Warum KI-Ergebnisse geprüft werden müssen, erklärt unser Beitrag zu KI-Halluzinationen.

Häufige Fragen

Müssen Mitarbeitende zu KI geschult werden?
Betriebe, die KI einsetzen, müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu unterstützen (Artikel 4 KI-Verordnung). Eine bestimmte Schulungsform ist nicht vorgeschrieben; eine Einweisung und eine kurze Nutzungsrichtlinie genügen in der Regel.

Gilt die Pflicht auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?
Ja. Die EU-Kommission nennt ausdrücklich die Nutzung von ChatGPT durch Beschäftigte, etwa für Werbetexte oder Übersetzungen. Der Umfang richtet sich danach, wofür und mit welchen Daten das Werkzeug genutzt wird.

Was hat sich im Juli 2026 geändert?
Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026, müssen Betriebe die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen, aber kein bestimmtes Niveau mehr sicherstellen. Die Pflicht selbst besteht weiter.

Gibt es ein Bußgeld, wenn wir nichts tun?
Nein. Artikel 4 ist weder in der KI-Verordnung noch im deutschen KI-Marktüberwachungsgesetz bußgeldbewehrt. Fehlende KI-Kompetenz kann aber als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden, wenn ein Schaden entsteht.

Brauchen wir ein KI-Zertifikat?
Nein. Die EU-Kommission schreibt ausdrücklich, dass kein Zertifikat nötig ist. Auch ein KI-Beauftragter ist nicht vorgeschrieben.

Muss die Schulung dokumentiert werden?
Vorgeschrieben ist es nicht. Die Bundesnetzagentur empfiehlt aber, Art, Umfang, Zeitraum und Teilnehmende festzuhalten. Eine kurze Liste genügt.

Wo gibt es kostenlose KI-Schulungen für kleine Betriebe?
Bei den Mittelstand-Digital Zentren mit ihren KI-Trainern, beim KI-Campus mit Online-Kursen und beim KI-Service-Desk der Bundesnetzagentur.

Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 4 und Art. 99
• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus zur KI), Art. 1 Nr. 5
• EU-Kommission – AI Literacy: Questions & Answers (20.10.2026)
• Bundesnetzagentur – KI-Kompetenz
• KI-Marktüberwachungsgesetz (KI-MIG), § 2 und § 15
• Datenschutzkonferenz – Orientierungshilfe KI und Datenschutz (06.05.2024)
• Betriebsverfassungsgesetz, § 80 Abs. 3 und § 90 Abs. 1 Nr. 3

Hinweis: Stand der Recherche: 3. November 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Entscheidung des Arbeitsgerichts Hamburg erging im Eilverfahren und ist nur begrenzt übertragbar.

Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens Digitalisierung im KMU – dort finden Sie alle Themen im Überblick.

Stand: 3. November 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information nach bestem Wissen und keine Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung für den Einzelfall. Rechtslage, Preise und Produkte ändern sich; maßgeblich sind der Gesetzestext und die jeweilige Primärquelle. Für eine Entscheidung in Ihrem Betrieb ziehen Sie bitte fachkundigen Rat zu Ihrem konkreten Fall hinzu.