So ist eine gute Vorlage aufgebaut

Ein KI-Assistent weiß nichts über Ihren Betrieb, Ihre Kunden oder Ihren Ton. Je genauer die Anweisung das liefert, desto weniger muss man nacharbeiten. Bewährt haben sich fünf Bausteine:

1. Rolle und Aufgabe: Was soll entstehen, und aus wessen Sicht?
2. Zusammenhang: Wer ist der Empfänger, was ist vorher passiert?
3. Ausgangsmaterial: Stichpunkte, die ursprüngliche Nachricht, Notizen.
4. Form: Länge, Ton, Gliederung, Anrede.
5. Grenzen: Was die KI nicht erfinden darf – vor allem Preise, Termine und Zusagen.

Der letzte Baustein ist der wichtigste. KI-Assistenten füllen Lücken mit plausibel klingenden Angaben. Der Satz „Wenn Angaben fehlen, frag nach, statt etwas zu erfinden“ verhindert viele Fehler. Warum das nötig ist, erklärt unser Beitrag zu KI-Halluzinationen.

Drei Regeln vor dem ersten Einsatz

• Platzhalter statt echter Daten: Die Vorlagen nutzen Angaben in eckigen Klammern wie [KUNDE]. Setzen Sie echte Namen und Kundendaten nur in Firmenversionen mit Auftragsverarbeitungsvertrag ein, nie in private Konten.
• Prüfen vor dem Versenden: Jede Vorlage endet mit einem Prüfhinweis. Was nach außen geht, liest ein Mensch.
• Keine sensiblen Daten: Gesundheitsangaben, Personalakten und Passwörter gehören nicht in allgemeine KI-Dienste.

Kommunikation mit Kunden

1. Antwort auf eine Kundenanfrage

Du schreibst im Namen von [FIRMA], einem [BRANCHE]-Betrieb, eine Antwort auf die folgende Kundenanfrage.
Ton: freundlich, sachlich, per Sie. Länge: höchstens 150 Wörter.
Beantworte nur, was sich aus meinen Stichpunkten ergibt. Nenne keine Preise, Termine oder Zusagen, die nicht in den Stichpunkten stehen. Wenn etwas fehlt, markiere die Stelle mit [OFFEN].

Anfrage des Kunden:
[ANFRAGE EINFÜGEN]

Meine Stichpunkte zur Antwort:
[STICHPUNKTE]

Prüfen Sie: Stimmen alle Angaben, und sind alle Stellen mit [OFFEN] geklärt?

2. Reklamation beantworten

Formuliere eine Antwort auf die folgende Reklamation im Namen von [FIRMA].
Ziel: Verständnis zeigen, den Sachverhalt klar benennen und die nächste Lösung anbieten, die ich unten nenne. Keine Schuldanerkenntnis über das hinaus, was ich unten schreibe. Keine Rechtsauskünfte.
Ton: ruhig, wertschätzend, per Sie. Höchstens 180 Wörter.

Reklamation:
[TEXT DER REKLAMATION]

Was tatsächlich passiert ist und was wir anbieten:
[SACHVERHALT UND LÖSUNG]

Prüfen Sie: Entspricht das Angebot dem, was Sie leisten wollen? Bei Streit über Gewährleistung oder Haftung vorher fachlich beraten lassen.

3. Nachfass-E-Mail nach einem Angebot

Schreibe eine kurze Nachfass-E-Mail zu einem Angebot von [FIRMA] an [ANREDE UND NAME], das wir am [DATUM] geschickt haben.
Ziel: freundlich nachfragen, ob Fragen offen sind, und einen Gesprächstermin anbieten. Kein Druck, keine Rabatte.
Länge: höchstens 80 Wörter, per Sie.
Inhalt des Angebots in Stichpunkten: [STICHPUNKTE]

Prüfen Sie: Datum und Angebotsinhalt.

Angebote und Vertrieb

4. Angebotstext aus Stichpunkten

Formuliere aus den folgenden Stichpunkten einen verständlichen Angebotstext für [KUNDENART, z. B. Privatkunde / Hausverwaltung].
Gliederung: kurze Einleitung, Leistungsbeschreibung in Absätzen, Hinweise zu Ablauf und Voraussetzungen.
Übernimm alle Mengen, Maße und Preise exakt aus den Stichpunkten. Ergänze keine Leistungen, Preise oder Fristen. Fachbegriffe kurz erklären.

Stichpunkte:
[LEISTUNGEN, MENGEN, PREISE, BESONDERHEITEN]

Prüfen Sie: Jede Zahl gegen Ihre Kalkulation. Der Preis kommt aus Ihrer Kalkulation, nicht aus der KI.

5. Leistungsbeschreibung für die Website

Schreibe einen Abschnitt für die Website von [FIRMA] über die Leistung [LEISTUNG].
Zielgruppe: [ZIELGRUPPE]. Ton: klar, ohne Werbefloskeln und ohne Superlative wie „der beste“.
Inhalt: Was bekommt der Kunde, wie läuft es ab, für wen eignet es sich. 120 bis 180 Wörter.
Verwende nur die folgenden Fakten: [FAKTEN]

Prüfen Sie: Keine Versprechen, die Sie nicht halten können – Aussagen wie „garantiert“ oder „rechtssicher“ streichen.

Interne Abläufe

6. Protokoll aus Notizen

Erstelle aus den folgenden Notizen ein Besprechungsprotokoll.
Gliederung: Teilnehmende (nur Funktionen, keine Namen), besprochene Punkte, Entscheidungen, Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin als Tabelle.
Erfinde keine Entscheidungen oder Termine. Unklare Punkte markierst du mit [UNKLAR].

Notizen:
[NOTIZEN EINFÜGEN]

Prüfen Sie: Aufgaben und Termine. Aufzeichnungen von Besprechungen nur mit Zustimmung aller Beteiligten.

7. Langes Dokument zusammenfassen

Fasse das folgende Dokument für die Geschäftsführung zusammen.
Format: höchstens zehn Stichpunkte, danach ein Absatz „Was wir entscheiden oder tun müssen“ mit Fristen, falls im Dokument genannt.
Zitiere Fristen und Beträge wörtlich mit Fundstelle (Abschnitt oder Seite). Wenn das Dokument zu einer Frage nichts sagt, schreibe das.

Dokument:
[TEXT EINFÜGEN]

Prüfen Sie: Fristen und Beträge im Original nachlesen. Verträge, Bescheide und Ähnliches nur in Firmenversionen hochladen.

8. Arbeitsanweisung oder Checkliste

Mache aus der folgenden Beschreibung eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für neue Mitarbeitende.
Format: nummerierte Schritte, je ein Satz, danach eine kurze Liste „Typische Fehler“.
Füge keine Schritte hinzu, die nicht in der Beschreibung stehen. Wo die Beschreibung lückenhaft ist, setze [ERGÄNZEN].

Ablauf, wie wir ihn heute machen:
[BESCHREIBUNG]

Prüfen Sie: Mit der Person durchgehen, die den Ablauf heute macht.

Personal

9. Stellenanzeige

Schreibe eine Stellenanzeige für [STELLE] bei [FIRMA] in [ORT].
Gliederung: kurze Vorstellung des Betriebs, Aufgaben, was wir erwarten, was wir bieten, Kontaktweg.
Ton: direkt und ehrlich, per Sie, keine Floskeln wie „dynamisches Team“.
Formuliere geschlechtsneutral und verlange nichts, was mit Alter, Herkunft, Geschlecht oder Behinderung zusammenhängt.
Fakten: [AUFGABEN, ANFORDERUNGEN, ARBEITSZEIT, VERGÜTUNG, VORTEILE]

Prüfen Sie: Anforderungen auf Notwendigkeit, Formulierungen auf Benachteiligung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.

10. Absage an Bewerbende

Schreibe eine freundliche Absage auf eine Bewerbung als [STELLE] bei [FIRMA].
Bedanke dich für das Interesse und die Zeit. Nenne keine Gründe für die Entscheidung. Höchstens 100 Wörter, per Sie.

Prüfen Sie: Der Text enthält keine Gründe, die auf ein Merkmal der Person schließen lassen. Bewerbungen selbst sollten Sie nicht von einer KI bewerten oder vorsortieren lassen – solche Systeme gelten nach der KI-Verordnung als hochriskant.

Marketing

11. Beitrag für soziale Netzwerke

Schreibe drei Varianten eines kurzen Beitrags für [NETZWERK, z. B. LinkedIn / Instagram] über [ANLASS, z. B. abgeschlossenes Projekt, neuer Mitarbeiter, Ausbildungsplatz].
Ton: [TON]. Höchstens 80 Wörter je Variante, höchstens drei Hashtags.
Verwende nur diese Fakten: [FAKTEN]. Nenne keine Kunden, die nicht ausdrücklich zugestimmt haben.

Prüfen Sie: Zustimmung von Kunden und abgebildeten Personen. Täuschend echte KI-Bilder müssen gekennzeichnet werden.

12. Text verständlicher machen

Überarbeite den folgenden Text so, dass ihn Kunden ohne Fachwissen verstehen.
Kurze Sätze, aktive Formulierungen, Fachbegriffe erklären oder ersetzen. Inhalt, Zahlen und Fristen bleiben unverändert.

Text:
[TEXT EINFÜGEN]

Prüfen Sie: Ob die Aussage gleich geblieben ist – besonders bei Garantie-, Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Vorlagen im Team nutzen

Am meisten bringen Vorlagen, wenn alle dieselben verwenden. Legen Sie die passenden an einem gemeinsamen Ort ab – in einem geteilten Dokument oder als gespeicherte Anweisungen im Firmenzugang des KI-Werkzeugs – und erklären Sie sie in einer kurzen Einweisung. Zusammen mit einer einseitigen Nutzungsrichtlinie ist damit ein wesentlicher Teil der KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung abgedeckt.

Wo KI in Ihrem Betrieb überhaupt am meisten bringt, zeigt der KI-Einstiegs-Check. Wenn Sie Vorlagen, Regeln und Werkzeug gemeinsam mit uns einführen möchten, beschreibt unsere KI-Beratung, wie wir dabei vorgehen.

Häufige Fragen

Was ist ein Prompt?
Die Anweisung, die man einem KI-Assistenten wie ChatGPT oder Copilot gibt. Je genauer sie Aufgabe, Zusammenhang, Ausgangsmaterial, Form und Grenzen beschreibt, desto brauchbarer ist das Ergebnis.

Funktionieren die Vorlagen in ChatGPT, Copilot und anderen Werkzeugen?
Ja. Die Vorlagen sind allgemein formuliert und funktionieren in allen gängigen KI-Assistenten. Ergebnisse unterscheiden sich im Detail zwischen den Werkzeugen.

Darf ich Kundendaten in die Vorlagen einsetzen?
Nur in Firmenversionen, mit deren Anbieter ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht und die Eingaben nicht zum Training verwenden. In privaten oder kostenlosen Konten arbeiten Sie mit Platzhaltern.

Warum steht in vielen Vorlagen, dass die KI nichts erfinden soll?
KI-Assistenten füllen fehlende Angaben mit plausibel klingenden Inhalten. Die ausdrückliche Anweisung, Lücken zu markieren statt zu füllen, verringert dieses Risiko. Prüfen müssen Sie das Ergebnis trotzdem.

Kann ich Bewerbungen mit KI auswerten lassen?
Davon raten wir ab. KI-Systeme, die Bewerbungen bewerten oder vorsortieren, gelten nach der KI-Verordnung als hochriskant; die Pflichten dafür greifen ab Dezember 2027. Stellenanzeigen und Absagen zu formulieren ist dagegen unkritisch.

Ersetzen die Vorlagen eine Schulung?
Nein, aber sie sind ein guter Teil davon. Zusammen mit einer kurzen Nutzungsrichtlinie und einer Einweisung decken sie das ab, was die KI-Verordnung zur KI-Kompetenz verlangt.

Muss ich KI-Texte kennzeichnen?
Für normale Geschäftstexte wie E-Mails oder Angebote nicht. Kennzeichnen müssen Sie Chatbots und täuschend echte KI-Bilder, -Töne oder -Videos.

Quellen

• EU-Kommission – AI Literacy: Questions & Answers
• Datenschutzkonferenz – Orientierungshilfe KI und Datenschutz (06.05.2024)
• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), §§ 1, 7, 11

Hinweis: Stand: 3. November 2026. Die Vorlagen sind Ausgangspunkte und ersetzen keine Prüfung durch Sie; bei rechtlich heiklen Schreiben lassen Sie sich bitte beraten.

Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens Digitalisierung im KMU – dort finden Sie alle Themen im Überblick.

Stand: 3. November 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information nach bestem Wissen und keine Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung für den Einzelfall. Rechtslage, Preise und Produkte ändern sich; maßgeblich sind der Gesetzestext und die jeweilige Primärquelle. Für eine Entscheidung in Ihrem Betrieb ziehen Sie bitte fachkundigen Rat zu Ihrem konkreten Fall hinzu.