// Regeln für KI im Betrieb – auf einer Seite

Warum eine Richtlinie

In vielen Betrieben nutzen Mitarbeitende längst KI – oft mit privaten Konten, ohne dass jemand weiß, welche Daten dabei hineingehen. Eine Richtlinie schafft Klarheit für alle Seiten: Das Team weiß, was erlaubt ist, und der Betrieb kann nachweisen, dass er sich um die KI-Kompetenz seiner Leute gekümmert hat. Die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe ausdrücklich interne Regeln mit Beispielen, was erlaubt ist und was nicht.

Was die Vorlage abdeckt

• zugelassene Werkzeuge und den Umgang mit privaten Konten,
• welche Daten in KI-Werkzeuge dürfen – von öffentlichen Informationen bis zu Passwörtern,
• wie Ergebnisse geprüft werden,
• was gekennzeichnet werden muss,
• was verboten ist, etwa Entscheidungen über Bewerbende oder heimliche Aufzeichnungen,
• Einweisung, Auffrischung und Dokumentation,
• Ansprechperson und Überprüfung.

Je nach Angaben kommen Regeln für Berufsgeheimnisse, für KI mit Kundenkontakt und für die Beteiligung des Betriebsrats dazu.

So führen Sie die Richtlinie ein

1. Erzeugen, herunterladen und an Ihren Betrieb anpassen.
2. Mit Datenschutzbeauftragtem und gegebenenfalls Betriebsrat abstimmen.
3. In einer kurzen Einweisung vorstellen – mit Beispielen aus Ihrem Alltag.
4. Die Einweisung festhalten: Datum, Teilnehmende, Inhalt.
5. Einmal im Jahr und bei neuen Werkzeugen überprüfen.

Was die KI-Verordnung zur Schulung genau verlangt, steht unter KI-Kompetenz der Mitarbeitenden. Für die Einweisung eignen sich unsere Prompt-Vorlagen als Praxisbeispiele. Wenn Sie Werkzeug, Richtlinie und Einweisung gemeinsam mit uns aufsetzen möchten, beschreibt unsere KI-Beratung, wie wir vorgehen.

Häufige Fragen

Ist eine KI-Richtlinie Pflicht?
Eine schriftliche Richtlinie ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben. Wer KI im Betrieb einsetzt, muss nach Artikel 4 der KI-Verordnung aber Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden ergreifen. Eine kurze Richtlinie mit Einweisung ist dafür der einfachste Weg, und die Datenschutzaufsicht empfiehlt interne Regeln mit Beispielen ausdrücklich.

Was gehört in eine KI-Richtlinie?
Welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen, wie Ergebnisse geprüft werden, was gekennzeichnet wird, was verboten ist, wie geschult wird und an wen man sich wendet. Der Generator deckt alle diese Punkte ab.

Werden meine Angaben gespeichert?
Nein. Der Generator läuft vollständig in Ihrem Browser. Es wird nichts übertragen oder gespeichert.

Ist die erzeugte Richtlinie rechtlich geprüft?
Sie ist eine sorgfältig formulierte Vorlage, aber keine Rechtsberatung für Ihren Einzelfall. Prüfen Sie sie vor der Einführung – bei Berufsgeheimnissen, Gesundheitsdaten oder einem Betriebsrat auch mit fachlicher Unterstützung.

Muss der Betriebsrat zustimmen?
Er ist über den Einsatz von KI zu unterrichten. Je nach Werkzeug kann er mitbestimmen, etwa wenn Eingaben einzelnen Beschäftigten zugeordnet und ausgewertet werden können. Binden Sie ihn deshalb vor der Einführung ein.

Wie oft sollte die Richtlinie überprüft werden?
Mindestens einmal im Jahr und immer, wenn ein neues Werkzeug dazukommt oder KI erstmals direkt mit Kunden arbeitet.