Die Wirtschafts-Identifikationsnummer: Vergabe, Pflichten und Irrtümer

Kurz gesagt: Jeder wirtschaftlich Tätige in Deutschland bekommt eine Wirtschafts-Identifikationsnummer – automatisch, ohne Antrag, ohne Frist und ohne Gebühr. Wer bis Ende November 2024 eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hatte, besitzt seit dem 3. Dezember 2024 bereits eine, meist ohne es zu merken: Die Ziffernfolge ist dieselbe. Die Vergabe an alle übrigen läuft noch bis mindestens 2027. Für die meisten Betriebe gibt es genau eine Sache zu tun – und mehrere, die man ausdrücklich nicht tun sollte.

Was die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr., ist ein dauerhaftes Erkennungsmerkmal für wirtschaftlich Tätige. Sie steht in § 139c der Abgabenordnung und ergänzt die bestehenden Nummern: Steuernummer, steuerliche Identifikationsnummer für Privatpersonen und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie ersetzt derzeit keine davon – die Steuernummer soll perspektivisch aber durch sie abgelöst werden.

Aufgebaut ist sie wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: die Buchstaben „DE“ und neun Ziffern. Hinzu kommt ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal für jede einzelne wirtschaftliche Tätigkeit, jeden Betrieb und jede Betriebsstätte – die Erstzuteilung endet auf „-00001“. Aus der Nummer selbst lassen sich keine betrieblichen oder persönlichen Daten ablesen.

Der Zweck dahinter ist das sogenannte Once-Only-Prinzip: Über das Unternehmensbasisdatenregister sollen Behörden dieselben Angaben nicht mehrfach abfragen. Die W-IdNr. dient dort als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer.

Wer eine bekommt – und wer schon eine hat

Erfasst sind alle wirtschaftlich Tätigen, nicht nur Kapitalgesellschaften oder Betriebe mit Handelsregistereintrag. Dazu zählen Freiberufler, Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz, Betreiber von Photovoltaikanlagen, umsatzsteuerpflichtige Vermieter, Vereine, Stiftungen und Personenvereinigungen.

Der Punkt, der die meisten überrascht: Wem das Bundeszentralamt für Steuern bis zum 30. November 2024 eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt hatte, dessen Nummer gilt seit dem 3. Dezember 2024 zugleich als Wirtschafts-Identifikationsnummer – ergänzt um das Unterscheidungsmerkmal „-00001“. Eine persönliche Mitteilung gab es dafür nicht, sondern nur eine öffentliche Bekanntmachung im Bundessteuerblatt. Viele Betriebe besitzen also längst eine W-IdNr., ohne davon zu wissen.

Alle übrigen erhalten ihre Nummer elektronisch in ihr ELSTER-Postfach. Wer kein ELSTER-Benutzerkonto hat, bekommt die Mitteilung praktisch nicht zugestellt – der im Verordnungstext vorgesehene schriftliche Weg für Härtefälle ist bislang nicht in Kraft, weil er erst mit Abschluss der Erstvergabe wirksam wird.

Der Vergabestand – und warum viele Ratgeber danebenliegen

Hier lohnt Genauigkeit, denn die amtliche Planung von 2024 und die tatsächliche Umsetzung gehen inzwischen deutlich auseinander. Nach dem Stand des Bundeszentralamts für Steuern vom August 2026 läuft die Vergabe in drei Stufen:

• Stufe 1 – seit November 2024, laufend: wirtschaftlich Tätige, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind oder unter die Kleinunternehmerregelung des § 19 Umsatzsteuergesetz fallen. Abgeschlossen ist diese Stufe nicht: Wer keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hatte, bekommt die Nummer erst über ein eingerichtetes ELSTER-Benutzerkonto – ohne Konto gibt es noch keine Zuteilung.
• Stufe 2 – ab dem vierten Quartal 2026: Betriebe, die der Körperschaftsteuer unterliegen oder eine gesonderte Feststellungserklärung abgeben. Das betrifft etwa Holdings, Vereine, vermögensverwaltende Gesellschaften und Personengesellschaften ohne eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Stufe 3 – ab dem vierten Quartal 2027: alle wirtschaftlich Tätigen, die bis dahin keine W-IdNr. erhalten haben. Ebenfalls ab dann werden weitere Unterscheidungsmerkmale für zusätzliche Tätigkeiten und Betriebsstätten vergeben. Das Bundeszentralamt beschreibt diese Gruppe an anderer Stelle als „wirtschaftlich Tätige, die bisher keine W-IdNr. erhalten haben“.

Das ist bemerkenswert, weil die zugrunde liegende Verordnung etwas anderes vorsieht: Nach ihrem Wortlaut sollten die übrigen wirtschaftlich Tätigen ihre Nummer bereits ab dem 1. Juli 2025 erhalten und die weiteren Unterscheidungsmerkmale ab dem 1. März 2026. Diese Fristen stehen unverändert im Verordnungstext, werden praktisch aber nicht eingehalten. Die ursprüngliche Ankündigung, die Erstvergabe sei „im Jahr 2026 abgeschlossen“, ist damit überholt – auch wenn sie bis heute durch viele Ratgeberartikel geistert.

Für Sie als Betrieb hat das eine angenehme Folge: Solange die Erstvergabe nicht abgeschlossen ist, bleibt die Angabe der W-IdNr. in Steuererklärungen optional. Sie dürfen weiterhin schlicht die Steuernummer angeben. Wann die Pflicht greift, hängt nicht an einem Kalenderdatum, sondern am Abschluss der erstmaligen Vergabe. Dessen Tag muss das Bundesfinanzministerium nach § 4 Absatz 2 der Wirtschafts-Identifikationsnummerverordnung im Bundesgesetzblatt bekannt geben.

Der häufigste und teuerste Irrtum: die Rechnung

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer gehört nicht auf Ihre Rechnungen. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt ausdrücklich klar, dass sie die Anforderungen des § 14 Umsatzsteuergesetz derzeit nicht erfüllt. Pflichtangabe bleibt die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Dieser Irrtum ist der gefährlichste im ganzen Thema: Wer die W-IdNr. für die neue auf der Rechnung anzugebende Steuernummer hält und deshalb Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer weglässt, produziert formal fehlerhafte Rechnungen – mit möglichen Folgen für den Vorsteuerabzug des Empfängers. Ändern Sie an Ihren Rechnungsvorlagen also nichts.

Die eine Pflicht, die heute schon greift: das Impressum

Es gibt allerdings eine Stelle, an der die neue Nummer bereits jetzt anzugeben ist. Nach § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes müssen Anbieter im Impressum ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer angeben, sofern sie eine besitzen.

Da die meisten umsatzsteuerlich registrierten Betriebe seit Dezember 2024 eine W-IdNr. besitzen – dieselbe Ziffernfolge wie ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer –, ist diese Pflicht für viele bereits erfüllt, wenn die Nummer korrekt bezeichnet im Impressum steht. Prüfen Sie es einmal; ein Impressumsfehler ist die Art von Kleinigkeit, die Abmahnungen anzieht.

Was Sie jetzt tun sollten – und was ausdrücklich nicht

Sinnvoll:

• Nummer feststellen. Hatten Sie am 30. November 2024 eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer? Dann ist Ihre W-IdNr. dieselbe Ziffernfolge mit dem Zusatz „-00001“.
• ELSTER-Benutzerkonto einrichten oder pflegen. Für alle, die nicht über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer laufen, ist das der einzige Zustellweg.
• Impressum prüfen – siehe oben.
• Nummer dauerhaft ablegen, samt Unterscheidungsmerkmal. Sie wird in der Regel nur einmal mitgeteilt – eine erneute Mitteilung lässt sich beim Bundeszentralamt online auslösen – und gilt für die gesamte Dauer der Tätigkeit.
• Ein Feld in den Stammdaten vorsehen. Mehr braucht es an der Software nicht.

Nicht nötig – und teilweise schädlich:

• Nichts beantragen. Die Vergabe erfolgt von Amts wegen. Wer Ihnen eine kostenpflichtige „Beantragung“ anbietet, verkauft Ihnen eine Leistung, die es nicht gibt.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht abmelden. Sie bleibt bestehen und wird für innergemeinschaftliche Umsätze weiterhin gebraucht – die W-IdNr. ersetzt den Antrag nach § 27a Umsatzsteuergesetz nicht.
• Rechnungsvorlagen nicht ändern. Siehe oben.
• Steuererklärungen nicht umstellen. Die Angabe ist bis auf Weiteres optional.
• Wegen der Nummer selbst nichts melden. Weder dem Finanzamt noch dem Basisregister – die Daten stammen aus dem Steuerverfahren. Ändern sich dagegen Ihre Stammdaten, etwa Anschrift oder Firmierung, ist weiterhin das Finanzamt zuständig; das Bundeszentralamt kann diese Daten nicht ändern.

Unterm Strich ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer für den Alltag eines kleinen Betriebs derzeit vor allem eines: eine Nummer, die man kennen und ablegen sollte. Die eigentlichen Digitalpflichten liegen woanders – welche Ihren Betrieb treffen, sortiert unser Pflichten-Check, und den Überblick über die angrenzenden Themen gibt der Leitfaden Digitalisierung im KMU.

Häufige Fragen

Muss ich die Wirtschafts-Identifikationsnummer beantragen?
Nein. Sie wird von Amts wegen durch das Bundeszentralamt für Steuern vergeben – ohne Antrag, ohne Frist und ohne Gebühr. Das gilt auch für Neugründungen, die im Rahmen der stufenweisen Vergabe automatisch berücksichtigt werden. Angebote, die eine kostenpflichtige Beantragung versprechen, sind unseriös. Lediglich für die erneute Mitteilung einer bereits vergebenen Nummer stellt das Bundeszentralamt ein Online-Formular bereit.

Ist die W-IdNr. dasselbe wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Die Ziffernfolge ist bei vielen Betrieben identisch, die Nummern sind es rechtlich nicht. Wem bis zum 30. November 2024 eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt wurde, dessen Nummer gilt seit dem 3. Dezember 2024 zugleich als Wirtschafts-Identifikationsnummer – ergänzt um das Unterscheidungsmerkmal. Es bleiben aber zwei Nummern mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen und Funktionen: § 27a Umsatzsteuergesetz einerseits, § 139c Abgabenordnung andererseits. Ab wann Sie auf E-Rechnungen umstellen müssen, klärt der E-Rechnungspflicht-Check.

Muss die Wirtschafts-Identifikationsnummer auf Rechnungen stehen?
Nein. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt klar, dass sie die Anforderungen des § 14 Umsatzsteuergesetz derzeit nicht erfüllt. Pflichtangabe auf der Rechnung bleibt die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wer diese weglässt und stattdessen die W-IdNr. angibt, riskiert formal fehlerhafte Rechnungen.

Ich habe nie Post bekommen – habe ich trotzdem eine Nummer?
Sehr wahrscheinlich ja, wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind. Für diese größte Gruppe gab es bewusst keine Einzelmitteilung, sondern nur eine öffentliche Bekanntmachung im Bundessteuerblatt. Ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer entspricht dann Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit dem Zusatz „-00001“. Alle übrigen erhalten die Mitteilung in ihr ELSTER-Postfach.

Ab wann muss ich die Nummer in Steuererklärungen angeben?
Bis auf Weiteres ist die Angabe optional; Sie dürfen weiterhin die Steuernummer verwenden. Die Pflicht knüpft nicht an ein Kalenderdatum an, sondern an den Abschluss der erstmaligen Vergabe, den das Bundesfinanzministerium im Bundesgesetzblatt bekannt geben muss. Da die letzte Vergabestufe erst ab dem vierten Quartal 2027 beginnt, ist damit vorerst nicht zu rechnen – ein verbindliches Datum für die Pflicht gibt es aber nicht.

Bekommen auch Kleinunternehmer und Freiberufler eine Nummer?
Ja. Erfasst sind alle wirtschaftlich Tätigen im Sinne der Abgabenordnung – also auch Freiberufler, Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz, Betreiber von Photovoltaikanlagen, umsatzsteuerpflichtige Vermieter, Vereine und Stiftungen. Ein Handelsregistereintrag oder eine bestimmte Rechtsform ist nicht erforderlich.

Muss ich die Nummer im Impressum angeben?
Ja, sofern Sie eine besitzen und geschäftsmäßige digitale Dienste anbieten – für eine gewerbliche Website ist das die Regel. Nach § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes ist im Impressum die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Wirtschafts-Identifikationsnummer anzugeben. Für viele Betriebe ist diese Pflicht bereits erfüllt, wenn die vorhandene Nummer korrekt bezeichnet im Impressum steht – ein kurzer Blick lohnt sich trotzdem.

Quellen

• § 139c AO – Wirtschafts-Identifikationsnummer
• § 139a AO – Identifikationsmerkmale
• Wirtschafts-Identifikationsnummerverordnung (WIdV)
• BZSt: Die Wirtschafts-Identifikationsnummer
• BZSt: Häufige Fragen zur W-IdNr.
• Öffentliche Bekanntmachung des BZSt vom 2. Oktober 2024
• Bundesfinanzministerium: FAQ zur Wirtschafts-Identifikationsnummer
• § 5 DDG – Allgemeine Informationspflichten

Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Der Vergabestand entspricht der Veröffentlichung des Bundeszentralamts für Steuern von August 2026; die Zeitpläne wurden in der Vergangenheit mehrfach verschoben. Prüfen Sie den aktuellen Stand vor konkreten Schritten.

Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens Digitalisierung im KMU – dort finden Sie alle Themen im Überblick.