Zeiterfassung für KMU: Rechtslage, Tools und Auswahl im Überblick

Kurz gesagt: Arbeitgeber in Deutschland sind seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen – eine bestimmte Form (digital oder Papier) schreibt das Gesetz aktuell aber noch nicht vor. Eine geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes soll die elektronische Erfassung verbindlich machen, ist Stand Mitte 2026 jedoch noch nicht verabschiedet. Für KMU heißt das: Erfassung ist Pflicht, ein digitales Tool ist praktisch sinnvoll, aber prüfen Sie den jeweils aktuellen Gesetzesstand, bevor Sie investieren.

Ist Arbeitszeiterfassung für KMU Pflicht – und in welcher Form?

Ja, die Erfassung der Arbeitszeit ist Pflicht. Die rechtliche Grundlage entwickelte sich in zwei Schritten:

• EuGH-Urteil 2019 (Rechtssache C-55/18): Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber zu einem „objektiven, verlässlichen und zugänglichen“ System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit verpflichten.
• BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht leitet aus § 3 Arbeitsschutzgesetz ab, dass Arbeitgeber in Deutschland bereits jetzt verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen und zu nutzen.

Entscheidend für KMU: Das geltende Recht schreibt keine bestimmte Form vor. Sowohl eine handschriftliche als auch eine elektronische Erfassung sind zulässig, solange Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden. Aufsichtsbehörden verweisen bei Prüfungen bereits heute auf den BAG-Beschluss.

Was ändert sich mit der geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes?

Die Bundesregierung plant, die Erfassungspflicht ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz zu verankern und dabei die elektronische Form zum Standard zu machen – gekoppelt an einen Wechsel von einer täglichen zu einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit. Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas hat einen entsprechenden Gesetzentwurf für 2026 angekündigt.

Wichtig: Dieser Entwurf ist Stand Mitte 2026 noch nicht beschlossen. Die aus dem Gesetzgebungsverfahren bekannt gewordenen Eckpunkte – etwa gestaffelte Übergangsfristen je nach Betriebsgröße und Ausnahmen für sehr kleine Betriebe – können sich im weiteren Verlauf noch ändern. Vor einer Investitionsentscheidung sollten Sie deshalb den aktuellen Stand bei einer offiziellen Quelle (z. B. Ihrer IHK oder dem Bundesarbeitsministerium) prüfen, statt sich auf einzelne Blogmeldungen zu verlassen.

Welche Funktionen sind für KMU wirklich relevant?

Nicht jede Funktion, die Anbieter bewerben, bringt einem kleinen Betrieb echten Mehrwert. Praxistauglich und für die meisten KMU sinnvoll sind vor allem:

• Erfassung über mehrere Wege: Browser, Smartphone-App und ggf. Terminal – damit Büro-, Außendienst- und Homeoffice-Beschäftigte gleichermaßen erfasst werden.
• Manipulationssicherheit und Nachvollziehbarkeit: Änderungen an Buchungen sollten protokolliert werden (Audit-Trail).
• Abbildung von Pausen, Ruhezeiten und Überstunden sowie Warnungen bei Überschreitungen.
• Exportfunktionen für Lohnabrechnung und für den Fall einer Prüfung.
• Schnittstellen zu vorhandenen Systemen wie Lohnbuchhaltung (z. B. DATEV), Projektmanagement oder HR.
• DSGVO-konforme Verarbeitung – besonders bei biometrischen Verfahren (Fingerabdruck, Gesichtserkennung) gelten strenge Anforderungen; sie sind nur unter engen Voraussetzungen und in der Regel nur freiwillig zulässig.

KI-gestützte Komfortfunktionen wie automatische Tätigkeitsvorschläge oder Anomalie-Erkennung können Aufwand reduzieren, sind aber kein Muss. Werten Sie sie als „Nice-to-have“ und nicht als Kaufgrund.

Wie wählen KMU das passende Tool aus?

Ein strukturiertes Vorgehen verhindert teure Fehlkäufe:

• Bedarf klären: Reine Anwesenheitszeit, projektbezogene Leistungserfassung oder beides? Wie viele Beschäftigte, welche Arbeitsmodelle (Schicht, Außendienst, hybrid)?
• Rechtliche Abdeckung prüfen: Bildet das Tool Pausen-, Ruhezeit- und Höchstarbeitszeitregeln zuverlässig ab?
• Integration sicherstellen: Passt es zu Ihrer Lohnbuchhaltung und Ihren bestehenden Systemen? Fehlende Schnittstellen verursachen Doppelarbeit.
• Kosten realistisch rechnen: Meist fallen Gebühren pro Nutzer und Monat an – kalkulieren Sie auch Einrichtung, Schulung und mögliche Hardware (Terminals) ein.
• Testphase nutzen: Viele Anbieter bieten kostenlose Testzugänge. Lassen Sie das Tool im Alltag von echten Nutzern erproben, bevor Sie sich binden.

Am deutschen Markt gibt es zahlreiche etablierte Lösungen für KMU (u. a. clockodo, TimeTac, ZEP, Toggl Track, Personio sowie HR-Suiten mit Zeiterfassungsmodul) und Open-Source-Optionen wie Kimai. Welche davon passt, hängt vollständig von Ihrem Bedarf ab – prüfen Sie Leistungsumfang und Konditionen jeweils direkt beim Anbieter.

Was bringt digitale Zeiterfassung über die Pflicht hinaus?

Neben der Rechtssicherheit liefert eine saubere Zeiterfassung auch betriebswirtschaftlichen Nutzen: Wer projektbezogen erfasst, sieht, welche Aufträge profitabel sind und kann künftige Angebote besser kalkulieren. Transparente Stunden- und Überstundenkonten schaffen Fairness gegenüber Beschäftigten und reduzieren Konflikte. Und die Auswertung per Knopfdruck spart Aufwand, der bei Excel-Listen oder Papierzetteln in der manuellen Pflege versickert. Konkrete Einsparungen lassen sich seriös nur für den Einzelfall beziffern – pauschale Versprechen wie „mehrere hundert eingesparte Stunden“ sollten Sie kritisch sehen.

Häufige Fragen

Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland verpflichtend?
Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und zu nutzen – abgeleitet aus § 3 Arbeitsschutzgesetz. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße bereits jetzt.

Muss die Zeiterfassung digital erfolgen?
Nach aktueller Rechtslage nein. Es ist keine bestimmte Form vorgeschrieben; auch eine handschriftliche Erfassung ist zulässig. Eine geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes soll die elektronische Form verbindlich machen, ist aber Stand Mitte 2026 noch nicht beschlossen.

Gibt es Ausnahmen für kleine Betriebe?
Im aktuell geltenden Recht gilt die Erfassungspflicht grundsätzlich für alle Arbeitgeber. Im Rahmen der geplanten Reform werden Ausnahmen für sehr kleine Betriebe und gestaffelte Übergangsfristen je nach Betriebsgröße diskutiert. Da der Entwurf noch nicht verabschiedet ist, sollten Sie konkrete Schwellenwerte beim aktuellen Gesetzesstand gegenprüfen.

Welche Daten müssen erfasst werden?
Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. In der Praxis sollte das System zudem Pausen, Ruhezeiten und Überstunden nachvollziehbar abbilden und Auswertungen für Lohnabrechnung und Prüfungen ermöglichen.

Sind biometrische Verfahren wie Fingerabdruck zulässig?
Biometrische Daten sind nach DSGVO besonders geschützt. Eine Pflicht zur biometrischen Erfassung dürfen Arbeitgeber Beschäftigten in der Regel nicht auferlegen; solche Verfahren sind meist nur freiwillig und unter engen Voraussetzungen zulässig. Im Zweifel sollten Sie das datenschutzrechtlich prüfen lassen. Welche gesetzlichen Pflichten dahinterstehen, klärt der Überblick zur Arbeitszeiterfassungspflicht im KMU.

Quellen

• IHK Rhein-Neckar: Arbeitszeiterfassung – Pflicht, Gesetzesstand & Urteile
• IHK Berlin: Arbeitszeiterfassungspflicht für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber
• ver.di: Arbeitszeiterfassung – alles, was Du dazu wissen musst

Hinweis: Zahlen, Fristen und Konditionen ändern sich – bitte am offiziellen Stand prüfen. Stand der Recherche: Juni 2026.