Arbeitszeiterfassung im KMU: Pflicht, Stand und Umsetzung

Veröffentlicht am 23. Juli 2026

Kurz gesagt: Die Pflicht, die Arbeitszeit der Beschäftigten zu erfassen, besteht bereits – seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022. Was fehlt, ist ein Gesetz, das die Einzelheiten regelt: ob elektronisch, mit welchen Fristen, mit welchen Sanktionen. Ein solches Gesetz ist auch Mitte 2026 noch nicht in Kraft; es liegt ein Referentenentwurf vor, der sich in der Abstimmung befindet. Für viele KMU sind zwei ältere Pflichten ohnehin längst Alltag: die Aufzeichnung von Überstunden nach dem Arbeitszeitgesetz und die Dokumentation für Minijobber und bestimmte Branchen nach dem Mindestlohngesetz. Dieser Beitrag ordnet ein, was heute gilt, was kommt – und was ein Betrieb jetzt sinnvollerweise tut.

Was das BAG-Urteil wirklich bedeutet

Ausgangspunkt ist der Europäische Gerichtshof. Er entschied im Mai 2019 im sogenannten Stechuhr-Urteil, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten gemessen werden kann. Wichtig: Dieses Urteil richtet sich an den Gesetzgeber, nicht unmittelbar an den einzelnen Betrieb.

Den Sprung in die deutsche Praxis machte das Bundesarbeitsgericht im September 2022. Es entschied, dass sich aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes – unionsrechtskonform im Licht des EuGH-Urteils ausgelegt – bereits jetzt die Pflicht ergibt, ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Damit ist eine verbreitete Darstellung zu korrigieren: Das BAG hat kein neues Gesetz geschaffen und keine neue Pflicht erfunden. Es hat festgestellt, dass die Pflicht im bestehenden Arbeitsschutzrecht schon angelegt ist – nur eben ohne die Details, die ein Betrieb für die Umsetzung braucht.

Genau diese Lücke ist der Grund, warum die Reform so lange dauert: Das „Ob“ ist geklärt, das „Wie“ nicht. Solange kein neues Gesetz die Form, die Fristen und die Ausnahmen festlegt, gilt die grundsätzliche Pflicht – mit erheblichem Spielraum, wie man ihr nachkommt.

Was heute schon unmittelbar gilt

Unabhängig von der Reform gibt es zwei Aufzeichnungspflichten, die seit Jahren im Gesetz stehen und für viele Betriebe der eigentlich relevante Teil sind:

• Überstunden nach dem Arbeitszeitgesetz. Nach § 16 Absatz 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Das betrifft also nicht die gesamte Arbeitszeit, sondern die Mehrarbeit – eine oft übersehene, aber schon lange bestehende Pflicht.
• Minijobber und bestimmte Branchen nach dem Mindestlohngesetz. Nach § 17 MiLoG müssen für geringfügig Beschäftigte sowie in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – etwa Bau, Gaststätten und Beherbergung, Speditions- und Logistikgewerbe, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden, spätestens bis zum Ablauf des siebten Folgetags, aufzubewahren mindestens zwei Jahre.

Wer als Betrieb Minijobber beschäftigt oder in einer der genannten Branchen tätig ist, führt die Zeiterfassung also nicht wegen der Reform ein, sondern erfüllt eine Pflicht, die seit 2015 besteht. Die Debatte um das BAG-Urteil hat das nur wieder ins Bewusstsein gerückt.

Der Reformstand: ein Entwurf, kein Gesetz

Hier ist Genauigkeit wichtig, weil im Netz viel Halbwissen kursiert. Ein erster Referentenentwurf aus dem Bundesarbeitsministerium stammt vom April 2023, wurde aber nie verabschiedet und ist mit dem Ende der damaligen Koalition politisch erledigt. Der aktuelle Koalitionsvertrag von 2025 kündigt an, die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung „unbürokratisch“ zu regeln, für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregeln vorzusehen und die Vertrauensarbeitszeit im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie zu erhalten.

Auf dieser Grundlage legte das Ministerium Mitte Juni 2026 einen neuen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vor. Nach den zum Redaktionsschluss verfügbaren Informationen befand er sich in der Verbändeanhörung; ein Kabinettsbeschluss und die Einbringung in den Bundestag standen noch aus, und eine zeitnahe Verabschiedung ist nicht gesichert. Es handelt sich also um einen Entwurf, nicht um geltendes Recht – bitte prüfen Sie vor konkreten Schritten den dann aktuellen Stand.

Die geplanten Kernpunkte des Entwurfs, ausdrücklich als Absicht und nicht als Gesetz zu lesen:

• Elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung. Das System soll offen sein – vom Terminal über die App bis zur Tabellenkalkulation ist vieles denkbar, solange es elektronisch ist.
• Ausnahme für Kleinstbetriebe. Unternehmen bis zehn Beschäftigte und Privathaushalte sollen dauerhaft bei der Papierform bleiben dürfen.
• Gestaffelte Übergangsfristen für die Umstellung auf die elektronische Erfassung – nach den bislang berichteten Fassungen bis zu mehreren Jahren für kleinere Betriebe. Die genaue Staffelung steht erst mit dem verabschiedeten Text fest.
• Delegation möglich. Die eigentliche Eingabe darf an die Beschäftigten oder Dritte übertragen werden; verantwortlich für die ordnungsgemäße Erfassung bleibt der Arbeitgeber.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt. Sie soll weiterhin möglich sein, aber nicht ohne jede Dokumentation: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass Verstöße gegen Höchstarbeits- und Ruhezeiten erkennbar werden.

Muss die Erfassung elektronisch sein?

Nach geltendem Recht nein. Weder der EuGH noch das BAG verlangen eine elektronische Erfassung – die Papierform ist derzeit zulässig, und für Kleinstbetriebe soll sie es nach dem Entwurf sogar dauerhaft bleiben. Die elektronische Pflicht ist ausschließlich Gegenstand des noch nicht verabschiedeten Entwurfs. Wer heute liest, er müsse „ab sofort elektronisch erfassen“, sitzt einer Verwechslung von Entwurf und Gesetz auf.

Praktisch spricht dennoch viel dafür, gleich elektronisch einzusteigen: Die Reform kommt absehbar, eine spätere Umstellung von Papier auf System kostet doppelt, und ein einfaches digitales Werkzeug erspart die mühsame Zettelwirtschaft ohnehin. Der Unterschied ist nur: Es ist derzeit eine kluge Entscheidung, keine Pflicht.

Bußgeld – differenziert betrachtet

Auch hier lohnt Genauigkeit statt Angstmache. Über das Arbeitszeitgesetz ist ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro vorgesehen – aber für den Verstoß gegen die konkrete Aufzeichnungspflicht des § 16 Absatz 2 ArbZG oder gegen die Höchstarbeits- und Ruhezeiten, nicht pauschal für „keine Zeiterfassung“.

Die allgemeine, aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitete Pflicht ist dagegen nicht unmittelbar bußgeldbewehrt: Ein Bußgeld setzt hier regelmäßig voraus, dass die Arbeitsschutzbehörde zuvor eine vollziehbare Anordnung erlassen hat und der Betrieb dagegen verstößt. Einen Automatismus „fehlende Vollzeiterfassung gleich Bußgeld“ gibt es nach aktuellem Stand nicht. Das ist kein Freibrief – aber es ordnet die oft dramatisch dargestellte Sanktionslage realistisch ein.

Was ein KMU jetzt sinnvoll tut

Aus der Rechtslage ergibt sich eine klare, unaufgeregte Handlungslinie:

• Die bestehenden Pflichten abhaken. Werden Überstunden über acht Stunden aufgezeichnet? Sind Minijobber und – falls einschlägig – Branchen nach § 2a SchwarzArbG korrekt dokumentiert? Das ist geltendes Recht, unabhängig von jeder Reform.
• Elektronisch starten, aber schlank. Ein einfaches, systemoffenes Werkzeug reicht für den Anfang. Wichtig ist, dass es Beginn, Ende und Dauer sauber festhält und die Daten exportierbar sind – nicht, dass es der Funktionsumfang eines Konzerns ist.
• Vertrauensarbeitszeit bewusst gestalten. Sie bleibt möglich, verlangt aber ein Verfahren, mit dem Überschreitungen von Höchst- und Ruhezeiten auffallen. Das lässt sich mit einer Erfassung, die die Beschäftigten selbst pflegen, gut verbinden.
• Den Betriebsrat einbinden, falls vorhanden: Die Ausgestaltung der Zeiterfassung unterliegt der Mitbestimmung, auch wenn das „Ob“ gesetzlich vorgegeben ist.
• Den Reformstand beobachten. Sobald das Gesetz verabschiedet ist, stehen Form und Übergangsfristen fest. Wer schon elektronisch erfasst, muss dann meist nur noch Details anpassen.

Die ehrliche Zusammenfassung: Die Pflicht besteht dem Grunde nach heute, die Detailregeln kommen mit der Novelle. Wer die alten Dokumentationspflichten erfüllt und für den Rest ein einfaches digitales System nutzt, ist rechtlich auf der sicheren Seite und muss die Reform nicht fürchten – er ist auf sie vorbereitet.

Häufige Fragen

Gibt es 2026 schon ein neues Arbeitszeitgesetz mit Erfassungspflicht?
Nach den zum Redaktionsschluss verfügbaren Informationen nicht als geltendes Recht. Das Bundesarbeitsministerium hat Mitte Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der sich in der Verbändeanhörung befand; ein Kabinettsbeschluss und die Verabschiedung im Bundestag standen noch aus. Der frühere Entwurf von 2023 wurde nie Gesetz. Die grundsätzliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht aber unabhängig davon bereits aufgrund des BAG-Beschlusses von 2022.

Müssen wir die Arbeitszeit schon jetzt elektronisch erfassen?
Nein. Nach geltendem Recht ist keine elektronische Form vorgeschrieben; auch eine Erfassung auf Papier ist zulässig. Die elektronische Pflicht ist nur im noch nicht verabschiedeten Gesetzentwurf vorgesehen, und selbst dort sollen Kleinstbetriebe bis zehn Beschäftigte dauerhaft bei der Papierform bleiben dürfen. Aus praktischen Gründen ist ein einfaches digitales System trotzdem oft die bessere Wahl, weil die Reform absehbar kommt.

Was muss ein kleiner Betrieb heute mindestens dokumentieren?
Zwei Dinge unabhängig von der Reform: die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz, mindestens zwei Jahre aufzubewahren, sowie – für Minijobber und in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach § 17 Mindestlohngesetz. Darüber hinaus gilt die allgemeine, vom BAG festgestellte Pflicht, ein Erfassungssystem vorzuhalten.

Ist die Vertrauensarbeitszeit damit abgeschafft?
Nein. Sowohl der Koalitionsvertrag als auch der Gesetzentwurf halten ausdrücklich an der Möglichkeit der Vertrauensarbeitszeit fest. Was sich ändert: Die geleistete Zeit muss dokumentiert werden, und der Arbeitgeber muss sicherstellen können, dass Verstöße gegen Höchstarbeits- und Ruhezeiten erkennbar werden. Vertrauensarbeitszeit ohne jede Erfassung ist damit schwerer zu rechtfertigen, das Modell als solches bleibt aber zulässig.

Drohen 30.000 Euro Bußgeld, wenn wir die Zeit nicht erfassen?
So pauschal nicht. Das Bußgeld von bis zu 30.000 Euro nach dem Arbeitszeitgesetz knüpft an konkrete Verstöße an – etwa die fehlende Aufzeichnung von Überstunden nach § 16 Absatz 2 oder die Überschreitung von Höchstarbeitszeiten. Die allgemeine, aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitete Erfassungspflicht ist dagegen nicht unmittelbar bußgeldbewehrt; ein Bußgeld setzt hier regelmäßig eine vorherige vollziehbare Anordnung der Behörde voraus.

Dürfen die Mitarbeitenden ihre Zeit selbst eintragen?
Ja. Die Erfassung darf an die Beschäftigten oder an Dritte delegiert werden – die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufzeichnung bleibt aber beim Arbeitgeber. In der Praxis ist die Selbsterfassung durch die Mitarbeitenden über ein einfaches System der übliche und zulässige Weg, gerade in kleineren Betrieben und bei Vertrauensarbeitszeit.

Quellen

• EuGH, Urt. v. 14.05.2019, C-55/18 – Pressemitteilung Nr. 61/19
• Bundesarbeitsgericht – Entscheidungssuche (Az. 1 ABR 22/21)
• § 3 ArbSchG – Grundpflichten des Arbeitgebers
• § 16 ArbZG – Aushang und Arbeitszeitnachweise
• § 22 ArbZG – Bußgeldvorschriften
• § 17 MiLoG – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
• Koalitionsvertrag 2025 (CDU/CSU–SPD)
• Richtlinie 2003/88/EG – EU-Arbeitszeitrichtlinie

Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und stellt keine Rechtsberatung dar. Der Gesetzgebungsstand zur ArbZG-Novelle ändert sich derzeit; die Angaben zum Reformentwurf geben den zuletzt verfügbaren Sachstand (Juni 2026) wieder. Für Ihren Betrieb sollten Sie den aktuellen Stand und Einzelfragen arbeitsrechtlich prüfen lassen.

Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens Digitalisierung im KMU – dort finden Sie alle Themen im Überblick.