Was ist SharePoint und wofür brauchen KMU es?

SharePoint ist Microsofts Plattform für Content-Management und Zusammenarbeit. Praktisch ist es der Speicherort hinter Microsoft Teams und OneDrive: Wenn ein Team in Teams eine Datei ablegt, liegt sie technisch in einer SharePoint-Dokumentbibliothek. Typische Einsatzzwecke im Mittelstand sind:

• Zentrale Dateiablage statt verstreuter Netzlaufwerke und E-Mail-Anhänge, mit gleichzeitigem Bearbeiten von Office-Dokumenten.
• Team-Sites pro Projekt oder Abteilung mit eigenen Bibliotheken, Listen und Berechtigungen.
• Intranet als zentrale Anlaufstelle für Nachrichten, Richtlinien, Formulare und Ansprechpartner.
• Prozess-Automatisierung über Power Automate (z. B. Freigabe-Workflows) und einfache Anwendungen über Power Apps.

SharePoint gibt es in zwei Varianten: SharePoint Online als Cloud-Dienst innerhalb von Microsoft 365 und SharePoint Server als lokale (On-Premises-)Installation. Für KMU ohne eigenes IT-Team ist in aller Regel die Cloud-Variante sinnvoll, weil Betrieb, Updates und Skalierung bei Microsoft liegen.

Ist SharePoint in Microsoft 365 schon enthalten?

In den gängigen Microsoft-365-Business-Plänen (Business Basic, Business Standard, Business Premium) sind SharePoint und OneDrive zusammen mit Exchange-E-Mail und Teams enthalten. Sie brauchen also in der Regel keine Zusatzlizenz, um mit SharePoint zu starten.

Wichtig für die Planung: Microsoft hat angekündigt, die eigenständigen (Standalone-)Pläne für SharePoint Online und OneDrive for Business auslaufen zu lassen. Der Verkauf neuer Standalone-Lizenzen endet laut den Ankündigungen Mitte 2026, der Support für Verlängerungen läuft schrittweise aus. Wer SharePoint bisher als Einzelplan gekauft hat, sollte den Wechsel auf ein Microsoft-365-Suite-Paket prüfen. Konkrete Plannamen, Preise und Fristen sollten Sie vor einer Entscheidung in den offiziellen Microsoft-Quellen verifizieren, da Microsoft Preise und Pakete regelmäßig anpasst.

Wie eignet sich SharePoint für revisionssicheres Dokumentenmanagement (GoBD, DSGVO)?

SharePoint bringt Bausteine mit, die für ein geordnetes Dokumentenmanagement nützlich sind: Versionierung (frühere Stände bleiben nachvollziehbar), Metadaten für Auffindbarkeit, granulare Berechtigungen sowie über Microsoft Purview Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Labels) und Audit-Logs.

SharePoint ist aber nicht von Haus aus automatisch GoBD-konform oder revisionssicher. Die deutschen Anforderungen an Unveränderbarkeit und ordnungsgemäße Aufbewahrung leiten sich aus HGB, Abgabenordnung und den GoBD ab und betreffen sowohl Technik als auch Organisation (Verfahrensdokumentation, definierte Prozesse, Berechtigungen). Ein revisionssicheres Setup erfordert also gezielte Konfiguration, klare Regeln und je nach Anforderung ergänzende Maßnahmen oder spezialisierte DMS-Aufsätze. Lassen Sie die Anforderungen Ihres Falls steuerlich bzw. rechtlich prüfen, bevor Sie SharePoint als revisionssicheres Archiv einsetzen.

Für die DSGVO relevant: Aufbewahrungs- und Löschregeln lassen sich über Purview abbilden, und der Speicherort der Daten (Microsoft-Rechenzentrumsregion) sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft gehören zur Pflicht-Vorabklärung.

Welche Vorteile und welche Stolpersteine gibt es?

Vorteile:

• Zentralisierung von Dokumenten und Wissen statt Insel-Lösungen.
• Gemeinsames Bearbeiten von Office-Dateien in Echtzeit, ortsunabhängig.
• Enge Integration mit Teams, OneDrive, Outlook und der Power Platform.
• Skaliert vom kleinen Team bis zum größeren Unternehmen ohne eigene Serverpflege.

Stolpersteine:

• Wildwuchs: Ohne Ablage- und Namenskonzept entstehen schnell unübersichtliche Strukturen und doppelte Dateien.
• Berechtigungen: Zu feingliedrige oder unkontrollierte Freigaben werden zum Sicherheits- und Pflegeproblem.
• Komplexität: Der Funktionsumfang ist groß; eine saubere Erstkonfiguration und Schulung zahlen sich aus.
• Speichergrenzen: Inkludierter Speicher ist begrenzt; bei großen Datenmengen können Zusatzkosten anfallen.

Hinweis: SharePoint Designer wird von Microsoft nicht mehr weiterentwickelt. Anpassungen und Automatisierungen laufen heute über Power Automate, Power Apps und moderne SharePoint-Seiten, nicht mehr über Designer-Workflows.

Wie führt man SharePoint im KMU sinnvoll ein?

• Erst die Struktur, dann die Technik: Legen Sie fest, welche Team-Sites, Bibliotheken und Metadaten Sie brauchen und wer worauf zugreifen darf.
• Mit Teams beginnen: Für viele KMU ist der Einstieg über Microsoft Teams am intuitivsten, weil die Dateiablage dahinter ohnehin SharePoint ist.
• Berechtigungen einfach halten: Arbeiten Sie mit wenigen, klaren Gruppen statt individueller Freigaben.
• Schulung einplanen: Akzeptanz entscheidet über den Nutzen; kurze, praxisnahe Einweisungen wirken mehr als Funktionslisten.
• Migration vorbereiten: Alte Netzlaufwerke vor dem Umzug aufräumen, statt das Chaos in die Cloud zu kopieren.

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Häufige Fragen

Ist SharePoint dasselbe wie OneDrive oder Teams?
Nein, aber sie hängen zusammen. SharePoint ist die Plattform für Team-Ablagen und Intranet, OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher, und Teams ist die Kommunikationsoberfläche. Dateien, die Sie in Teams teilen, werden technisch in SharePoint gespeichert. Alle drei sind Teil von Microsoft 365.

Brauche ich für SharePoint eine extra Lizenz?
In der Regel nicht. SharePoint Online ist in den Microsoft-365-Business-Plänen (Basic, Standard, Premium) sowie in den Enterprise-Plänen E3/E5 enthalten. Eigenständige SharePoint-Standalone-Pläne laufen laut Microsoft schrittweise aus, daher ist ein Suite-Paket für KMU meist die richtige Wahl. Aktuelle Preise und Fristen sollten Sie direkt bei Microsoft prüfen.

Ist SharePoint GoBD-konform und revisionssicher?
SharePoint liefert Bausteine wie Versionierung, Aufbewahrungsrichtlinien und Audit-Logs, ist aber nicht automatisch revisionssicher. GoBD-Konformität entsteht erst durch passende Konfiguration, organisatorische Regeln und eine Verfahrensdokumentation. Lassen Sie Ihren konkreten Fall steuerlich oder rechtlich prüfen.

Lohnt sich SharePoint auch für kleine Unternehmen?
Ja, sofern Microsoft 365 ohnehin genutzt wird. Schon kleine Teams profitieren von zentraler Ablage, gemeinsamem Bearbeiten und Versionierung. Entscheidend ist eine einfache, gut geplante Struktur, damit der Funktionsumfang nicht überfordert.

Sollte man SharePoint Online oder SharePoint Server (On-Premises) nutzen?
Für die meisten KMU ist SharePoint Online sinnvoll, weil Betrieb, Updates und Skalierung bei Microsoft liegen und keine eigenen Server nötig sind. SharePoint Server (lokal) ist vor allem für Organisationen mit besonderen Anforderungen an Datenhoheit und Kontrolle relevant und verursacht eigenen Wartungsaufwand.

Quellen

• Microsoft Learn: SharePoint und Dynamics 365 zur Dokumentenverwaltung
• Petri: Microsoft Retires Standalone SharePoint and OneDrive Plans
• d.velop: Ist SharePoint revisionssicher? Betrachtung der Rechtsgrundlage
• fme AG: Revisionssichere Archivierung mit SharePoint Online

Hinweis: Zahlen, Preise und Fristen ändern sich – bitte am offiziellen Stand prüfen. Stand der Recherche: Juni 2026.

Stand: 18. Juni 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information nach bestem Wissen und keine Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung für den Einzelfall. Rechtslage, Preise und Produkte ändern sich; maßgeblich sind der Gesetzestext und die jeweilige Primärquelle. Für eine Entscheidung in Ihrem Betrieb ziehen Sie bitte fachkundigen Rat zu Ihrem konkreten Fall hinzu.